보고서를 제출한 뒤 가장 긴장되는 순간은 내용을 설명할 때입니다.
보고서를 잘 작성했다고 생각했는데 예상하지 못한 질문을 받으면 당황하는 경우가 적지 않습니다.
특히 발표나 보고를 앞두고 있다면 어떤 질문이 나올지 미리 준비하는 것만으로도 부담을 크게 줄일 수 있습니다.
이럴 때 ChatGPT를 활용하면 발표나 보고 과정에서 받을 가능성이 높은 질문을 미리 예상해 볼 수 있습니다.
이번 글에서는 ChatGPT를 활용해 보고서 발표 전에 예상 질문을 준비하는 방법을 활용 예시와 함께 알아보겠습니다.
예상 질문을 준비하기 어려운 이유
보고서를 작성한 사람은 내용에 익숙하기 때문에 어떤 부분이 부족하게 보일지 객관적으로 판단하기 어렵습니다.
반면 보고서를 읽는 사람은 근거가 부족한 부분이나, 결론에 이르게 된 이유를 먼저 궁금해하는 경우가 많습니다.
또한 보고 대상이 팀장인지, 임원인지, 고객인지에 따라 관심을 가지는 내용도 달라질 수 있습니다.
이처럼 상대방의 관점에서 보고서를 다시 살펴보는 과정은 생각보다 쉽지 않습니다.
ChatGPT는 어떻게 활용할 수 있을까?
ChatGPT는 보고서를 읽는 사람의 입장에서 나올 가능성이 높은 질문을 만들어 주는 데 활용할 수 있습니다.
단순히 질문만 만드는 것이 아니라 질문의 의도와 답변 방향까지 함께 정리하도록 요청할 수도 있습니다.
또한 보고 대상에 따라 질문 수준을 다르게 설정하는 것도 가능합니다.
예를 들어 팀장이라면 실무 중심, 임원이라면 비용과 효과 중심, 고객이라면 활용 방법 중심으로 질문을 예상하도록 요청할 수 있습니다.
활용 예시
한 IT 기업의 기획 담당자는 신규 시스템 도입 계획을 임원회의에서 발표해야 했습니다.
발표 자료는 모두 준비했지만 어떤 질문이 나올지 예상하기 어려웠습니다.
담당자는 ChatGPT에 보고서를 입력한 뒤 임원의 입장에서 질문을 만들어 달라고 요청했습니다.
그 결과 비용 대비 효과, 도입 일정, 운영 위험 요소 등 실제 회의에서 나올 가능성이 높은 질문을 미리 준비할 수 있었고, 발표 당일에도 보다 자신 있게 답변할 수 있었습니다.
추천 프롬프트
아래 프롬프트를 그대로 활용할 수 있습니다.
당신은 이 보고서를 검토하는 임원이라고 가정합니다.
이 보고서를 읽고 회의에서 할 가능성이 높은 질문을 작성해 주세요.
다음 내용을 포함해 주세요.
- 예상 질문
- 질문하는 이유
- 답변할 때 강조하면 좋은 내용
- 추가로 준비하면 좋은 자료
조건
- 실제 회의에서 나올 만한 질문 위주로 작성
- 중요도가 높은 순서대로 정리
- 표 형태로 작성
따라하기
1단계
발표하거나 제출할 보고서를 준비합니다.
2단계
ChatGPT에 문서를 붙여 넣거나 파일을 업로드합니다.
3단계
위 프롬프트를 입력해 예상 질문을 확인합니다.
4단계
질문별 답변을 미리 준비하고 필요한 자료가 있다면 함께 보완합니다.
자주 묻는 질문
Q1. 예상 질문이 너무 많으면 어떻게 준비하는 것이 좋을까요?
모든 질문을 준비하기보다는 중요도가 높은 질문부터 확인하는 것이 좋습니다.
예를 들어 “가장 가능성이 높은 질문 10개만 선정해 주세요.” 또는 “임원이 가장 먼저 물어볼 질문만 정리해 주세요.”처럼 요청하면 우선순위를 정해 준비할 수 있습니다.
Q2. 예상 질문을 받은 뒤 답변 연습도 함께 할 수 있나요?
가능합니다.
“면접관처럼 질문을 하나씩 해 주세요.” 또는 “내 답변을 평가하고 부족한 부분을 알려 주세요.”처럼 요청하면 실제 발표를 연습하는 형태로도 활용할 수 있습니다.
Q3. 보고서를 수정한 뒤에 예상 질문도 다시 만들어야 하나요?
가능하면 다시 확인하는 것이 좋습니다.
보고서 내용 중에 특히, 결론이나 수치가 바뀌다면 질문의 방향도 달라질 수 있기때문에 예상 질문을 다시 확인해야 발표 준비에 도움이 됩니다.
Q4. 발표 자료(PPT)만으로도 예상 질문을 만들 수 있나요?
가능합니다.
보고서뿐 아니라 발표 자료를 바탕으로도 예상 질문을 만들 수 있으며, 슬라이드별로 보완이 필요한 부분까지 함께 확인하도록 요청할 수 있습니다.
마무리
보고서를 잘 작성하는 것과 질문에 자신 있게 답변하는 것은 또 다른 능력입니다.
ChatGPT를 활용하면 보고서를 읽는 사람의 관점에서 예상 질문을 미리 확인하고, 답변까지 함께 준비하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
실제 회의에서는 예상하지 못한 질문이 나올 수도 있습니다. 하지만 주요 질문을 미리 준비해 두면 발표 부담을 줄이고 더욱 자신 있게 설명하는 데 도움이 됩니다.