출근하자마자 알림이 쏟아지고, 이메일은 계속 쌓입니다.
회의 일정까지 더해지면 해야 할 일은 금세 열 가지가 넘습니다.
문제는 일이 많다는 것보다 모든 일이 중요하고 급해 보인다는 점입니다.
보고서도 작성해야 하고, 고객 문의도 처리해야 하고, 회의도 준비해야 합니다.
하나를 시작하면 다른 일이 신경 쓰이고, 결국 하루가 끝나도 정작 중요한 일은 손도 대지 못하는 경우가 있습니다.
이럴 때 많은 사람들이 ChatGPT에게 이렇게 묻습니다.
“우선순위를 정해줘.”
하지만 이 질문만으로는 원하는 답을 얻기 어렵습니다.
AI도 무엇을 기준으로 우선순위를 정해야 하는지 알지 못하기 때문입니다.
실무에서는 업무보다 먼저 판단 기준을 만드는 것이 중요합니다.
왜 우선순위는 항상 어려울까?
우리는 흔히 급한 일을 먼저 처리합니다.
하지만 급한 일이 반드시 중요한 일은 아닙니다.
반대로 시간이 조금 걸리더라도 지금 시작하지 않으면 프로젝트 전체가 지연되는 업무도 있습니다.
즉, 업무 목록만으로는 무엇을 먼저 해야 할지 결정하기 어렵고, 이를 판단할 기준이 필요합니다.
기준이 명확할수록 어떤 일을 먼저 해야 하는지 더 쉽게 판단할 수 있습니다.
따라서 AI에게 업무를 맡기기 전에, 어떤 기준으로 우선순위를 판단해야 하는지 먼저 알려주는 것이 중요합니다.
활용 예시
한 IT 기업의 마케팅 담당자는 신제품 출시를 앞두고 여러 업무를 동시에 진행하고 있었습니다.
광고 소재 검토, 랜딩페이지 수정, 보도자료 작성, SNS 콘텐츠 제작, 성과 보고서 준비까지 해야 할 일이 한꺼번에 몰리면서 어떤 업무를 먼저 처리해야 할지 쉽게 판단하기 어려웠습니다.
담당자는 현재 진행 중인 업무 목록을 ChatGPT에 입력한 뒤 프롬프트에 제시한 평가 기준에 따라 우선순위를 정리해 달라고 요청했습니다.
그 결과 먼저 처리해야 하는 업무와 미뤄도 되는 업무를 구분할 수 있었고, 하루 업무 계획도 보다 체계적으로 정리할 수 있었습니다.
추천 프롬프트
당신은 업무의 우선순위를 결정하는 실무 책임자입니다.
아래 업무들의 우선순위를 정해주세요.
업무 목록: [내용 입력]
단순히 중요하거나 급한 순서가 아니라 아래 기준으로 평가해 주세요.
① 업무 영향도
② 실행 난이도
③ 다른 업무의 선행 조건인지 여부
④ 지금 하지 않을 경우 발생하는 비용
각 업무마다 평가 이유를 설명하고,
마지막에는 아래 세 가지로 구분해 주세요.
- 이번 주 반드시 해야 하는 업무
- 다음 주로 미뤄도 되는 업무
- 지금 하지 않는 것이 더 나은 업무
이 프롬프트는 단순히 업무 순서를 나열하는 것이 아니라, 왜 그 순서가 적절한지까지 함께 설명하도록 설계했습니다.
덕분에 우선순위와 그 이유까지 함께 확인할 수 있어 업무를 설명하거나 공유할 때도 활용하기 좋습니다.
따라하기
1단계
오늘 처리해야 할 업무를 5~10개 정도 적습니다.
2단계
추천 프롬프트에 업무 목록을 붙여 넣습니다.
3단계
AI가 제시한 우선순위만 보지 말고 평가 이유도 함께 확인합니다.
4단계
업무가 끝난 뒤 실제 결과와 비교해 보면 어떤 기준으로 우선순위를 정해야 하는지도 함께 점검할 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Q1. 업무마다 중요도가 비슷할 경우에도 우선순위를 정할 수 있나요?
가능합니다.
이럴 때는 업무 이름만 입력하기보다 마감일, 예상 소요 시간, 프로젝트 영향도처럼 판단에 도움이 되는 정보를 함께 적는 것이 좋습니다.
같은 업무라도 맥락이 추가되면 AI도 우선순위를 더 구체적으로 제안할 수 있습니다.
Q2. 갑자기 새로운 업무가 주어지면 처음부터 다시 입력해야 하나요?
그럴 필요는 없습니다.
기존 업무 목록에 새로 받은 업무만 추가한 뒤 “기존 우선순위를 다시 조정해 주세요.”라고 요청하면 됩니다.
새 업무가 다른 업무의 일정이나 우선순위에 어떤 영향을 주는지도 함께 확인할 수 있어 실제 업무에서 활용하기 편리합니다.
Q3. 직장인이 아니더라도 이 프롬프트를 사용할 수 있나요?
물론입니다.
해야 할 일을 정해야 하는 상황이라면 누구나 활용할 수 있습니다.
예를 들어 자격증 공부 계획, 이사 준비, 여행 일정, 집안일처럼 여러 가지 일을 동시에 관리해야 할 때도 같은 방식으로 우선순위를 정리할 수 있습니다.
업무 목록만 자신의 상황에 맞추어 바꾸면 됩니다.
Q4. 프롬프트 상단에 ‘당신은 업무의 우선순위를 결정하는 실무 책임자입니다.’를 쓰면 어떤 점이 달라지나요?
반드시 넣어야 하는 것은 아니지만, AI가 어떤 관점에서 답변해야 하는지를 먼저 알려주는 역할을 합니다.
이 문장이 있으면 단순히 중요해 보이는 일을 나열하기보다 업무를 관리하고 조율하는 입장에서 우선순위를 설명하려는 경향이 있습니다.
반대로 이 문장이 없으면 같은 프롬프트라도 요청 의도를 스스로 해석해 답변하기 때문에 결과가 조금씩 달라질 수 있습니다.
마무리
우선순위를 정하지 못하는 이유는 해야 할 일이 많아서만은 아닙니다.
무엇을 먼저 해야 하는지 판단할 기준이 없기 때문인 경우가 더 많습니다.
업무가 많을수록 중요한 것은 AI에게 답을 맡기는 것이 아니라, 업무에 맞는 판단 기준을 함께 전달하는 것입니다.
그래야 우선순위도 자신의 업무 상황에 맞게 정리할 수 있습니다.
쌓여 있는 업무속에서 중요한 것은 더 많은 시간을 확보하는 것이 아니라, 가장 먼저 해야 할 일을 정확히 선택하는 것입니다.
내일 출근했을 때 해야 할 일이 한꺼번에 쏟아진다면, 업무 목록만 적어보지 말고 이번 프롬프트를 함께 활용해 보세요.
무엇부터 시작해야 할지 판단하는 데 도움이 될 수 있습니다.