해야 할 일들이 있는데 하나씩만 놓고 보면 어려운 일도 아니고 심지어 금방 끝낼 수 있는 일인 경우가 있습니다.
그런데 이런 일이 한꺼번에 많이 쌓이면 이야기가 달라집니다.
하나를 처리하고 나면 다음 일을 찾아야 하고, 다른 프로그램을 열어 확인해야 하고, 앞에서 확인했던 내용을 다시 참고해야 하기도 합니다.
일 자체가 어려운 것이 아니라 작은 일을 계속 하나씩 처리해야 하는 과정이 번거로운 것입니다.
해야 할 일을 한꺼번에 정리해보았습니다
예를 들어 이런 상황을 생각해보았습니다.
오늘 해야 할 일
- 고객사 미팅 일정 확인
- 지난번에 보낸 메일 답변 확인
- 미팅 자료 최종본 정리
- 팀원에게 수정된 자료 전달
- 내일 오전 회의 준비
- 아직 답하지 않은 메일 확인
하나씩 처리하면 되는 일들입니다.
그런데 막상 시작하려고 하면 무엇부터 해야 할지 잠깐 생각하게 됩니다.
고객사 미팅 일정을 먼저 확인해야 하는지,
자료부터 정리해야 하는지,
메일부터 답해야 하는지 애매합니다.
이럴 때는 AI에게 단순히 할 일 목록을 만들어달라고 하기보다, 업무 사이의 관계와 처리 순서까지 정리해달라고 요청할 수 있습니다.
“위 업무를 확인하고 먼저 처리해야 할 일부터 순서를 정해주세요. 서로 연결된 업무가 있다면 묶어서 정리하고, 제가 직접 확인해야 하는 내용과 단순히 처리하면 되는 일을 구분해주세요.”
이렇게 요청하면 단순히 할 일 목록을 만드는 것보다 업무의 순서와 관계를 함께 살펴볼 수 있습니다.
순서가 보이면 일이 조금 달라 보입니다
예를 들어 고객사 미팅 일정 확인과 미팅 자료 정리는 서로 연결해서 볼 수 있습니다.
일정을 먼저 확인한 뒤 미팅 자료를 정리하고, 자료가 최종 정리된 다음 팀원에게 전달하는 식으로 순서를 정할 수 있습니다.
반면 답하지 않은 메일을 확인하는 일은 다른 업무와 관계없이 별도로 처리할 수 있습니다.
이렇게 정리해보면 해야 할 일이 6개라는 사실보다 어떤 일을 먼저 하고 어떤 일을 묶어서 처리할지가 더 중요하다는 것을 알 수 있습니다.
AI가 새로운 일을 만들어준 것은 아닙니다.
이미 해야 할 일은 정해져 있었습니다.
다만 흩어져 있던 일을 한꺼번에 바라볼 수 있게 해준 것입니다.
귀찮은 건 일보다 ‘일 사이를 오가는 것’일 수도 있습니다
생각해보면 업무를 하면서 의외로 많은 시간을 쓰는 부분이 있습니다.
메일을 확인했다가 일정으로 이동하고,
일정을 확인했다가 다시 메일을 열고,
자료를 찾으려고 파일을 뒤지고,
자료를 찾은 뒤에는 다시 메일로 돌아갑니다.
각각의 작업은 어렵지 않습니다.
그런데 이렇게 작은 일을 계속 오가다 보면 무엇을 하고 있었는지 다시 생각하는 시간이 생깁니다.
그래서 해야 할 일이 많아서 힘든 것인지, 아니면 일을 하나씩 찾아가며 처리해야 해서 힘든 것인지 구분해볼 필요가 있습니다.
이런 경우에는 AI를 이용해 먼저 전체 업무를 정리하고, 업무 사이의 관계를 파악하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
최근에는 AI가 직접 일을 처리하는 방향으로 가고 있습니다
그동안 AI를 사용할 때는 질문을 하고 답변을 받는 방식이 익숙했습니다.
하지만 최근에는 AI가 답변만 하는 것이 아니라 여러 서비스를 이용해 실제 작업을 수행하는 AI 에이전트도 등장하고 있습니다.
예를 들어 2026년 9월 공개된 Meta의 AI 에이전트 Muse는 이메일, 일정, 결제, 쇼핑, 여행 예약 등 여러 영역의 작업을 수행할 수 있도록 설계됐습니다.
이런 흐름을 보면 AI를 사용하는 방식도 조금씩 달라질 수 있겠다는 생각이 듭니다.
예전에는
“이 메일에 답장할 내용을 작성해줘.”
라고 요청했다면,
앞으로는
“답장이 필요한 메일을 확인하고, 우선순위를 정한 다음 필요한 답변을 준비해줘.”
처럼 하나의 작은 작업이 아니라 업무의 흐름 자체를 맡기는 방식으로 발전할 수 있다는 것입니다.
물론 아직 모든 일을 AI에게 맡길 수 있는 것은 아닙니다.
중요한 판단이나 최종 결정은 사람이 직접 확인해야 하니까요.
모든 일을 AI에게 맡길 필요는 없습니다
AI를 활용한다고 해서 모든 일을 AI에게 대신 맡길 필요는 없습니다.
오히려 먼저 필요한 것은 일을 한꺼번에 바라보는 것일 수 있습니다.
해야 할 일을 적어놓고,
- 무엇부터 해야 하는지
- 서로 연결된 일은 무엇인지
- 지금 바로 처리할 일은 무엇인지
- 나중에 해도 되는 일은 무엇인지
구분하는 것만으로도 일을 시작하기가 조금 쉬워집니다.
AI에게 모든 결정을 맡기는 것이 아니라, 일을 정리하고 순서를 잡는 데 도움을 받는 것만으로도 충분히 활용할 수 있습니다.
해야 할 일이 많아서 힘든 게 아닐 수도 있습니다
해야 할 일이 많으면 당연히 바쁘다고 생각합니다.
그런데 가끔은 업무의 양보다 작은 일을 계속 하나씩 처리해야 하는 번거로움 때문에 더 지치는 경우도 있습니다.
메일 하나 확인하고,
일정 하나 확인하고,
자료 하나 찾고,
다시 메일로 돌아가고.
이런 과정이 반복되면 실제 업무보다 업무 사이를 이동하는 데 더 많은 신경을 쓰게 됩니다.
AI가 이런 일을 모두 없애주는 것은 아닙니다.
하지만 흩어져 있는 일을 한 번에 바라보고, 순서를 정하고, 관련된 업무를 묶어보는 데 활용할 수는 있습니다.
그래서 요즘은 해야 할 일이 많을 때 무작정 하나씩 시작하기보다,
‘이 일들을 한꺼번에 보면 어떤 순서로 처리하는 게 좋을까?‘
라고 AI에게 먼저 물어보는 것도 하나의 방법이 될 수 있습니다.