회의는 했는데 일이 시작되지 않는다면 | ChatGPT로 회의 후 실행계획 작성하는 법

회의에서는 많은 이야기가 오갔는데 정작 회의가 끝나면 무엇부터 해야 할지 막막한 경우가 있습니다.

누가 어떤 업무를 맡았는지 명확하지 않거나, 여러 업무의 진행 순서가 정리되지 않으면 회의 내용이 실제 업무로 이어지지 않기도 합니다.

특히 회의에서 여러 의견과 아이디어가 함께 나온 경우에는 논의된 내용을 실제로 실행할 업무로 다시 정리하는 과정이 필요합니다.

이때 ChatGPT를 활용하면 회의 내용을 바탕으로 해야 할 업무와 확인할 사항을 정리하고, 실행계획의 초안을 만드는 데 도움을 받을 수 있습니다.

회의 내용이 실행으로 이어지지 않는 이유

회의에서는 문제와 아이디어를 이야기하는 것만으로도 많은 시간이 지나갑니다.

하지만 회의가 끝난 뒤 실제로 업무를 시작하려면 논의 내용과 별도로 확인해야 할 정보가 있습니다.

예를 들어 다음과 같은 내용입니다.

• 실제로 해야 할 업무는 무엇인지
• 각 업무가 어떤 순서로 진행되어야 하는지
• 담당자가 정해져 있는지
• 일정이나 마감일이 결정되었는지
• 업무를 시작하기 전에 추가로 확인해야 할 내용은 무엇인지

이런 내용이 회의 중에 언급되었더라도 문서로 정리되지 않으면 담당자마다 다르게 이해할 수 있습니다.

따라서 회의가 끝난 뒤에는 논의된 내용을 실제 업무에 필요한 정보로 다시 정리할 필요가 있습니다.

ChatGPT로 회의 내용을 실행계획으로 바꾸는 방법

회의록을 ChatGPT에 입력할 때 단순히 “회의 내용을 요약해줘”라고 요청하는 것과 실행계획을 만들어 달라고 요청하는 것은 결과가 다를 수 있습니다.

요약은 회의에서 어떤 이야기가 오갔는지를 정리하는 데 초점이 있습니다.

반면 실행계획은 회의에서 결정되었거나 논의된 내용을 바탕으로 앞으로 무엇을 해야 하는지를 확인하는 데 초점을 둡니다.

따라서 회의 내용을 입력할 때 해야 할 업무, 진행 순서, 확인이 필요한 사항을 구분해 달라고 요청하면 회의 이후 실제 업무에 활용하기가 더 쉬워집니다.

추천 프롬프트

아래 프롬프트에 회의록이나 회의 메모를 입력해 사용할 수 있습니다.

이 프롬프트에서 특히 중요한 부분은 회의에서 결정된 내용과 아직 확인이 필요한 내용을 구분하도록 한 것입니다.

예를 들어 회의에서 “상세페이지를 수정한다”는 내용만 결정되었다면 AI가 임의로 담당자를 정하거나 마감일을 만들어서는 안 됩니다.

반대로 회의 내용에 담당자와 일정이 명시되어 있다면 해당 정보를 실행계획에 반영할 수 있습니다.

이렇게 하면 보기에는 그럴듯하지만 회의에서 실제로 결정되지 않은 내용이 실행계획에 섞이는 것을 줄일 수 있습니다.

활용 예시

한 마케팅팀에서 신제품 출시와 관련된 회의를 진행했다고 가정해 보겠습니다.

회의에서는 광고 일정 조정, 이벤트 준비, 상세페이지 수정 등이 논의되었습니다.

회의 내용에 다음과 같은 결정이 포함되어 있었다고 가정해 보겠습니다.

• 상세페이지 수정: 담당 부서가 정해진 실행 업무
• 광고 일정: 다음 주까지 확정해야 하는 결정사항
• 이벤트 내용: 아직 결정되지 않아 추가 논의가 필요한 사항

이 내용을 ChatGPT에 입력하면 회의 이후 해야 할 업무를 항목별로 정리할 수 있습니다.

예를 들어 상세페이지 수정은 담당 부서가 정해진 실행 업무로, 광고 일정은 추가 확정이 필요한 업무로, 이벤트 내용은 추가 논의가 필요한 사항으로 구분할 수 있습니다.

이렇게 정리하면 회의가 끝난 뒤 바로 실행할 업무와 추가로 결정해야 할 내용을 구분해서 확인할 수 있습니다.

따라하기

1단계. 회의 내용을 준비합니다.

회의록이나 회의 메모를 준비합니다.

회의에서 나온 의견뿐 아니라 결정된 사항과 담당자, 일정 등이 있다면 함께 포함하는 것이 좋습니다.

음성 녹취를 글로 정리한 내용도 사용할 수 있습니다.

2단계. 결정된 내용과 논의 중인 내용을 확인합니다.

회의 내용을 바로 AI에 맡기기 전에 회의에서 확정된 사항과 아직 결정되지 않은 사항이 무엇인지 확인합니다.

특히 담당자나 마감일처럼 실제 업무에 영향을 주는 내용은 원본 회의 내용에서 확인할 수 있어야 합니다.

3단계. 추천 프롬프트에 회의 내용을 입력합니다.

회의록 또는 메모를 프롬프트의 [회의록 또는 회의 메모 입력] 부분에 넣습니다.

회의 내용이 길다면 필요한 부분을 나누어 입력할 수도 있습니다.

4단계. 실행계획 초안을 검토합니다.

ChatGPT가 정리한 내용을 그대로 확정하지 말고 원본 회의 내용과 비교합니다.

특히 다음 세 가지를 확인하는 것이 좋습니다.

• 실제로 결정된 업무인지
• 담당자와 일정이 정확한지
• 아직 논의되지 않은 내용이 실행계획에 포함되지 않았는지

5단계. 확정된 내용만 공유합니다.

검토가 끝난 실행계획에서 실제로 확정된 내용을 팀원들과 공유합니다.

담당자나 일정이 정해지지 않은 항목은 그대로 공유하기보다 확인 필요 또는 추가 논의 사항으로 남겨두면 업무 혼선을 줄이는 데 도움이 됩니다.

회의 후 실행계획을 관리하는 방법

실행계획은 회의 직후 한 번 작성하고 끝내기보다 실제 업무가 진행되면서 변경된 내용을 반영하는 것이 좋습니다.

예를 들어 처음에는 담당자가 정해지지 않았던 업무가 이후 특정 팀원에게 배정되었다면 실행계획에도 해당 내용을 반영해야 합니다.

또한 예상하지 못했던 문제가 발생하면 기존 진행 순서를 다시 조정해야 할 수도 있습니다.

따라서 회의 직후에는 실행계획을 만들고, 이후 실제 업무가 진행되면서 변경된 사항만 업데이트하는 방식으로 관리하는 것이 효율적입니다.

자주 묻는 질문

Q1. 회의록이 완벽하게 정리되어 있지 않아도 사용할 수 있나요?

가능합니다. 메모 형태로 정리된 내용도 사용할 수 있습니다. 다만 회의 내용이 불완전할수록 AI가 판단하기 어려운 부분이 늘어나므로, 최종 실행계획을 만들기 전에 결정 사항과 추가 확인이 필요한 내용을 사람이 확인하는 것이 좋습니다.

Q2. 회의에서 담당자가 정해지지 않은 업무는 어떻게 처리하나요?

담당자를 임의로 지정하지 않는 것이 좋습니다. 추천 프롬프트처럼 담당자가 회의에서 결정되지 않았다면 ‘확인 필요’로 표시하고, 실제 담당자를 정한 뒤 실행계획을 업데이트하는 방식이 안전합니다.

Q3. 회의에서 의견만 나오고 결정된 내용이 거의 없다면 실행계획을 만들 수 있나요?

만들 수는 있지만 모든 의견을 확정된 업무처럼 정리해서는 안 됩니다. 결정된 사항과 추가 논의가 필요한 사항을 구분하면 회의 이후 무엇을 먼저 결정해야 하는지 확인하는 데 활용할 수 있습니다.

Q4. 회의에서 결정된 업무가 나중에 취소되면 어떻게 해야 하나요?

기존 실행계획에서 해당 업무를 단순히 삭제하기보다 취소된 이유와 함께 변경 내용을 기록해 두는 것이 좋습니다. 이후 같은 업무를 다시 추진할 가능성이 있다면 기존 결정과 변경 이력을 함께 확인할 수 있어 업무 혼선을 줄이는 데 도움이 됩니다.

마무리

회의에서 결정된 내용이 실제 업무로 이어지려면 해야 할 일과 아직 확인이 필요한 사항을 구분해 두는 과정이 필요합니다.

ChatGPT는 회의 내용을 단순히 요약하는 것뿐 아니라 결정된 사항과 실행해야 할 업무를 구분하고, 실행계획의 초안을 만드는 데 활용할 수 있습니다.

다만 AI가 만들어낸 실행계획을 그대로 확정하는 것이 목적은 아닙니다.

회의에서 실제로 결정된 내용인지 확인하고, 담당자와 일정 등 중요한 정보는 사람이 최종 검토해야 합니다.

회의가 끝난 뒤 다시 “그래서 누가 무엇을 해야 하지?”라고 확인하는 일이 반복된다면, 다음 회의부터는 회의 내용을 실행계획으로 정리하는 과정까지 함께 만들어 보세요.