프로젝트를 진행하다 보면 자료가 여러 곳에 흩어져 있는 경우가 많습니다.
보고서 PDF, 회의록, 업무 매뉴얼, 참고 자료까지 하나씩 열어보며 필요한 내용을 찾다 보면 생각보다 많은 시간이 걸립니다.
파일이 많아질수록 어디에 어떤 내용이 있었는지 기억하기도 쉽지 않습니다.
결국 같은 파일을 여러 번 열어보거나 필요한 내용을 다시 검색하는 일이 반복됩니다.
이럴 때 NotebookLM을 활용하면 여러 개의 자료를 한곳에 모아 필요한 내용만 질문으로 찾아볼 수 있습니다.
이번 글에서는 NotebookLM을 활용해 여러 파일의 정보를 한 번에 정리하는 방법을 실제 사례와 함께 알아보겠습니다.
여러 자료를 함께 확인하기 어려운 이유
업무에서는 하나의 문서만 참고하는 경우보다 여러 자료를 함께 확인해야 하는 경우가 더 많습니다.
회의록에서 결정된 내용을 보고, 업무 매뉴얼을 확인한 뒤, 이전 보고서까지 함께 살펴봐야 하는 일도 자주 있습니다.
자료마다 내용은 연결되어 있지만 파일이 따로 보관되어 있으면 필요한 정보를 찾는 데 시간이 오래 걸립니다.
특히 자료가 많을수록 어떤 파일을 먼저 열어야 하는지부터 고민하게 됩니다.
NotebookLM은 어떻게 활용할 수 있을까?
NotebookLM은 Google에서 제공하는 AI 기반 자료 분석 도구입니다.
여러 개의 문서를 한곳에 모아 필요한 내용을 질문하면 관련 정보를 찾아 답변해 주는 것이 가장 큰 특징입니다.
PDF, Word 문서, Google Docs 등 다양한 자료를 추가한 뒤 질문하면 필요한 내용을 여러 자료에서 찾아 답변해 줍니다.
또한 서로 다른 문서의 공통 내용을 정리하거나 자료를 종합해 요약하는 데도 활용할 수 있습니다.
문서를 대신 판단하는 것은 아니지만, 필요한 정보를 빠르게 찾고 정리하는 과정에서는 업무 시간을 줄이는 데 도움이 됩니다.
활용 예시
마케팅 담당자인 A씨는 신제품 기획 보고서를 작성해야 했습니다.
참고해야 할 자료는 지난 분기 보고서, 회의록, 시장조사 자료, 제품 소개서까지 모두 네 개였습니다.
필요한 내용을 찾기 위해 파일을 계속 열고 닫는 일이 반복되었습니다.
A씨는 관련 자료를 NotebookLM에 추가한 뒤 “지난 회의에서 결정된 출시 일정과 시장조사에서 언급된 소비자 의견을 함께 정리해 주세요.”라고 요청했습니다.
그 결과 여러 문서를 오가며 찾던 내용을 한 번에 정리할 수 있었고, 보고서 작성도 훨씬 수월하게 진행할 수 있었습니다.
추천 프롬프트
아래 프롬프트를 그대로 활용할 수 있습니다.
당신은 업무 자료를 분석하는 담당자입니다.
업로드한 모든 자료를 함께 참고하여 다음 내용을 정리해 주세요.
- 관련 자료에서 공통으로 언급된 내용
- 자료마다 다른 내용이 있다면 함께 표시
- 중요한 일정이나 수치
- 추가로 확인하면 좋을 사항
조건
- 이해하기 쉬운 문장으로 작성
- 필요한 경우 표 형태로 정리
- 어떤 자료를 참고했는지 함께 표시
따라하기
1단계
관련된 자료를 모두 준비합니다.
2단계
NotebookLM에 파일을 추가합니다.
3단계
위 프롬프트를 입력하거나 찾고 싶은 내용을 질문합니다.
4단계
답변을 확인한 뒤 중요한 내용은 원본 자료와 함께 확인합니다.
자주 묻는 질문
Q1. 파일이 많아질수록 답변이 부정확해지지는 않나요?
관련 있는 자료만 함께 추가하면 필요한 정보를 종합해서 답변하는 데 도움이 됩니다.
다만 서로 전혀 관계없는 자료를 한 번에 넣으면 원하는 내용을 찾기 어려울 수 있습니다.
Q2. 여러 문서의 내용이 서로 다르면 어떻게 알려주나요?
NotebookLM은 자료마다 다른 내용을 함께 정리해 달라고 요청할 수 있습니다.
어떤 자료에서 나온 내용인지 함께 확인하면 차이점을 쉽게 비교할 수 있습니다.
Q3. 자료를 추가한 뒤 계속 질문할 수 있나요?
가능합니다.
같은 자료를 다시 업로드하지 않아도 이어서 질문하며 필요한 내용을 확인할 수 있습니다.
Q4. 답변을 보고서 형태로 다시 작성해 달라고 할 수도 있나요?
가능합니다.
찾아낸 내용을 바탕으로 보고서, 발표자료, 회의 공유용 문서처럼 원하는 형식으로 다시 정리해 달라고 요청할 수 있습니다.
마무리
업무 자료가 많아질수록 필요한 내용을 찾는 데 사용하는 시간이 늘어나기 마련입니다.
NotebookLM을 활용하면 여러 파일을 하나의 공간에서 함께 참고하며 필요한 정보를 빠르게 찾을 수 있습니다.
최종 판단은 사용자가 직접 해야 하지만, 자료를 찾거나 정리하는 과정에서는 충분히 업무 효율을 높이는 데 활용할 수 있습니다.