자동화 업무는 찾았는데 어떻게 시작할지 모르겠다면 | ChatGPT로 자동화 절차 설계하는 법

업무 자동화를 시작하려고 하면 가장 먼저 부딪히는 문제가 있습니다.

자동화하고 싶은 업무는 떠오르는데, 어떤 순서로 연결해야 하는지 모르겠다는 점입니다.

예를 들어 고객 문의를 자동으로 정리하고 싶거나, 이메일 첨부파일을 자동으로 저장하고 싶거나, 설문 결과를 자동으로 엑셀에 정리하고 싶은 경우가 있습니다.

하지만 실제로 자동화를 만들려고 하면 “무엇이 먼저 실행되고, 다음에는 어떤 작업이 이어져야 하는지”가 쉽게 정리되지 않습니다.

이 단계에서 막히면 자동화 도구를 설치해도 결국 시작하지 못하는 경우가 많습니다.

이번 글에서는 ChatGPT를 활용해 자동화를 구현하기 전에 작업 절차를 설계하는 방법을 소개합니다.

왜 자동화 절차를 먼저 설계해야 할까요?

자동화는 프로그램을 만드는 것이 아니라 반복되는 작업을 순서대로 연결하는 과정입니다.

예를 들어 이메일 첨부파일을 자동 저장한다고 하면 실제 작업은 다음처럼 이어집니다.

• 이메일 도착
• 첨부파일 확인
• 원하는 파일만 선택
• 지정 폴더 저장
• 완료 알림 전송

자동화 도구는 이 순서를 그대로 구현합니다.

따라서 순서가 명확하지 않으면 어떤 자동화 도구를 사용하더라도 중간에서 막히게 됩니다.

ChatGPT는 이런 작업을 단계별로 나누고 빠진 과정을 찾아주는 데 활용할 수 있습니다.

활용 예시

한 관리팀에서는 매일 거래처에서 오는 견적서를 저장하고 담당자에게 전달하는 업무를 반복하고 있었습니다.

처음에는 단순히 “이메일을 자동화하고 싶다”고 생각했지만 실제로는 어떤 순서로 처리해야 하는지 정리되지 않았습니다.

담당자는 ChatGPT에 현재 업무를 설명하며 자동화 절차를 설계해 달라고 요청했습니다.

ChatGPT는 다음과 같이 작업을 나누었습니다.

• 메일 수신
• 첨부파일 존재 여부 확인
• PDF만 저장
• 날짜별 폴더 생성
• 담당자에게 메신저 알림

덕분에 담당자는 어떤 자동화 도구를 사용할지 고민하기 전에 자동화 순서를 먼저 완성할 수 있었고, 이후 자동화를 구현할 수 있었습니다.

추천 프롬프트

이 프롬프트는 자동화를 만들어 달라고 요청하는 것이 아니라, 실제 구현 전에 작업 순서를 설계하도록 만드는 것이 핵심입니다.

특히 마지막에 “무료 자동화 도구로 구현 가능한 부분”까지 함께 요청하면 어떤 단계부터 자동화를 시작하면 좋을지도 쉽게 판단할 수 있습니다.

따라하기

1단계

매일 반복하는 업무를 하나 선택합니다.

가능하면 하루에 여러 번 반복되는 업무가 좋습니다.

2단계

현재 사람이 직접 하는 순서를 모두 적습니다.

중간 과정도 빠뜨리지 않는 것이 중요합니다.

3단계

추천 프롬프트와 함께 ChatGPT에 입력합니다.

작업 순서가 빠졌다면 ChatGPT가 보완할 수 있도록 현재 방식 그대로 설명합니다.

4단계

완성된 절차를 보면서 자동화 가능한 단계와 사람이 직접 판단해야 하는 단계를 구분합니다.

이렇게 정리해 두면 이후 자동화 도구를 사용할 때도 훨씬 쉽게 구현할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

Q1. 업무가 너무 복잡한데 한 번에 자동화 절차를 설계해야 하나요?

그럴 필요는 없습니다.

반복 횟수가 많고 규칙이 명확한 업무부터 하나씩 나누어 설계하는 것이 좋습니다. 작은 업무부터 자동화하면 이후 다른 업무에도 같은 방식을 적용하기 쉬워집니다.

Q2. 자동화 절차를 팀원들과 함께 검토해도 도움이 되나요?

도움이 됩니다.

실제 업무를 담당하는 사람마다 빠진 단계나 예외 상황을 알고 있는 경우가 많습니다. 자동화를 시작하기 전에 함께 검토하면 구현 이후 수정해야 하는 일을 줄일 수 있습니다.

Q3. 예외 상황이 많은 업무도 자동화 절차를 설계할 수 있나요?

가능합니다.

모든 상황을 자동화하기보다 반복되는 기본 절차와 사람이 직접 처리해야 하는 예외 상황을 구분해 설계하면 현실적으로 적용하기 훨씬 쉽습니다.

Q4. ChatGPT가 만든 자동화 절차를 바로 자동화 도구에 적용할 수 있나요?

경우에 따라 가능합니다.

다만 실제 자동화 도구에서 사용할 기능이나 연결 방식은 조금씩 다를 수 있으므로, 설계한 절차를 바탕으로 각 도구에 맞게 한 번 더 확인하는 것이 좋습니다.

마무리

자동화는 도구를 먼저 배우는 것보다 업무 절차를 먼저 정리하는 것이 훨씬 중요합니다.

ChatGPT를 활용하면 반복 업무를 어떤 순서로 연결해야 하는지 체계적으로 설계할 수 있고, 이후 실제 자동화를 구현하는 과정도 훨씬 수월해집니다.

자동화를 시작하려는데 어디서부터 연결해야 할지 막막했다면, 먼저 작업 절차부터 설계해 보시기 바랍니다.

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