회의를 마치고 메모를 확인했는데 무슨 일을 먼저 해야 할지 당황한 경험이 있으신가요?
업무를 하다 보면 회의 중 빠르게 적어둔 메모나 메신저로 주고받은 내용을 나중에 다시 정리해야 하는 경우가 있습니다.
문제는 이런 메모가 처음부터 문서 형태로 작성되어 있지 않다는 것입니다.
담당자와 일정이 섞여 있고, 결정된 내용과 아직 정해지지 않은 내용도 함께 적혀 있는 경우가 많습니다.
이 내용을 다시 읽으면서 결정사항, 할 일, 담당자, 일정 등을 하나씩 구분하는 데 생각보다 많은 시간이 걸릴 수 있습니다.
이럴 때 AI를 활용하면 정리되지 않은 업무 메모를 실제로 업무에 활용하기 쉬운 형태로 구조화하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
이번 글에서는 간단한 업무 메모를 AI에게 입력하고, 결정사항과 할 일, 담당자, 일정, 미결사항으로 나눠 정리해 본 결과를 살펴보겠습니다.
정리되지 않은 업무 메모가 불편한 이유
업무 메모는 보통 필요한 내용을 빠르게 적는 데 초점이 맞춰져 있습니다.
따라서 다음과 같은 내용이 뒤섞여 있을 수 있습니다.
- 고객사 미팅 일정
- 담당자가 해야 할 일
- 회의에서 나온 의견
- 아직 결정되지 않은 내용
- 다른 부서에서 준비해야 할 자료
예를 들어 다음과 같은 메모를 생각해 볼 수 있습니다.
고객사 A 다음주 미팅
담당 김대리 일정 확인
가격 부분 다시 봐야 함
지난번 3개 안 중 2번 괜찮다는 의견
자료는 마케팅팀에서 금요일까지
대표님은 비용 너무 높다고 함
미팅 전에 수정안 보내야 함
정확한 미팅 시간 아직 안 잡힘
내용 자체는 많지 않습니다.
하지만 이 메모를 실제 업무에 활용하려면 다시 읽으면서 무엇이 결정됐고, 누가 무엇을 해야 하며, 무엇이 아직 정해지지 않았는지 구분해야 합니다.
AI를 활용하면 이런 정리 작업을 대신 수행하도록 요청할 수 있습니다.
AI에게 업무 메모 정리를 요청해 보았습니다
이번에는 위와 같은 업무 메모를 chatGPT에게 입력하고 다음과 같이 요청했습니다.
추천 프롬프트
아래 업무 메모를 실제 업무에 바로 사용할 수 있도록 정리해 주세요.
결정사항 / 할 일 / 담당자 / 일정 / 미결사항으로 구분해 주세요.
원문에 없는 내용은 추가하지 마세요.
확실하게 결정되지 않은 내용은 결정사항으로 단정하지 마세요.
이렇게 요청하면 AI가 메모의 내용을 임의로 확장하는 것이 아니라 미리 정한 기준에 따라 정보를 나눠서 정리할 수 있습니다.
실제로 테스트한 결과는 다음과 같았습니다.
결정사항
- 지난번 3개 안 중 2번이 괜찮다는 의견이 있음.
- 자료는 마케팅팀에서 준비하기로 함.
할 일
- 담당 김대리 일정 확인
- 가격 부분 재검토
- 미팅 전 수정안 발송
- 마케팅팀 자료 준비
담당자
- 김대리: 일정 확인
- 마케팅팀: 자료 준비
일정
- 다음주: 고객사 A 미팅
- 금요일까지: 마케팅팀 자료 준비
- 미팅 전: 수정안 발송
미결사항
- 정확한 미팅 시간
- 가격 부분
- 대표님이 비용이 너무 높다고 한 의견에 대한 검토
메모에서는 서로 섞여 있던 내용이 업무를 확인하는 데 필요한 항목별로 나뉘어 있는 것을 확인할 수 있습니다.
특히 미결사항을 별도로 구분하면 아직 결정되지 않은 내용을 놓치지 않고 확인하기 쉽습니다.
단순 요약과 무엇이 다를까?
이런 작업에서 중요한 것은 단순히 메모를 짧게 줄이는 것이 아닙니다.
업무 메모를 요약하면 전체적인 내용을 파악하는 데는 도움이 되지만, 실제 업무를 진행하려면 누가 무엇을 해야 하는지를 다시 찾아야 할 수 있습니다.
반면 처음부터 원하는 형태를 지정하면 AI가 업무 메모를 결정사항, 할 일, 담당자, 일정, 미결사항처럼 활용 목적에 맞게 정리할 수 있습니다.
예를 들어 “이 내용을 요약해 주세요.”라고 요청하는 것과 “결정사항, 할 일, 담당자, 일정, 미결사항으로 구분해 주세요.”라고 요청하는 것은 결과를 활용하는 방식이 달라질 수 있습니다.
특히 업무 메모처럼 정해진 문서 형식이 없는 자료를 정리할 때 이런 방식이 유용할 수 있습니다.
따라하기
1단계. 정리할 메모를 준비합니다.
회의 중 작성한 메모나 메신저에서 정리해야 할 업무 내용을 준비합니다.
문장이 완성되어 있지 않아도 괜찮습니다.
예를 들어
금요일 자료 전달
김대리 일정 확인
가격 다시 검토
고객사 미팅 다음주
수정안 미팅 전 보내기
처럼 핵심 내용만 적혀 있어도 사용할 수 있습니다.
2단계. AI에 메모를 입력합니다.
ChatGPT, Gemini 등 사용하고 있는 AI 도구에 업무 메모를 입력합니다.
3단계. 원하는 정리 기준을 알려줍니다.
단순히 “정리해 주세요”라고 요청하기보다 어떤 기준으로 정리할지 함께 알려주는 것이 좋습니다.
예를 들어
결정사항 / 할 일 / 담당자 / 일정 / 미결사항으로 구분해 주세요.
처럼 요청할 수 있습니다.
4단계. 결과를 원본 메모와 확인합니다.
AI가 정리한 결과를 바로 업무에 사용하는 것보다 원래 메모와 비교해 보는 것이 좋습니다.
특히 결정되지 않은 의견이 결정사항으로 바뀌지는 않았는지, 담당자나 일정이 잘못 추가되지는 않았는지 확인해야 합니다.
이번 테스트에서도 ‘3개 안 중 2번이 괜찮다는 의견’과 같은 내용은 최종 결정으로 단정하기보다 의견이 있었다는 수준으로 확인하는 것이 적절합니다.
어떤 업무에 활용할 수 있을까?
업무 메모 정리는 생각보다 다양한 상황에서 활용할 수 있습니다.
회의 메모 정리
회의 중 빠르게 작성한 메모에서 결정사항과 할 일을 구분할 수 있습니다.
통화 내용 정리
고객이나 협력사와 통화하면서 기록한 내용을 담당자와 일정 중심으로 정리할 수 있습니다.
메신저 대화 정리
업무 관련 대화가 길어졌다면 앞으로 해야 할 일이나 확인할 사항을 추려낼 수 있습니다.
개인 업무 메모 정리
머릿속에 떠오르는 업무를 빠르게 적어둔 뒤 우선 확인해야 할 내용과 할 일을 구분하는 데 활용할 수 있습니다.
AI로 업무 메모를 정리할 때 주의할 점
AI가 메모를 깔끔하게 정리했다고 해서 내용까지 정확하게 판단했다고 볼 수는 없습니다.
특히 업무 메모에서는 다음과 같은 내용을 확인하는 것이 좋습니다.
- 결정사항과 단순 의견이 구분되어 있는가?
- 담당자가 실제로 정해진 사람인가?
- 날짜와 기한이 원문과 같은가?
- 아직 결정되지 않은 내용이 확정된 것처럼 작성되지 않았는가?
- AI가 원문에 없는 내용을 추가하지 않았는가?
따라서 AI는 흩어진 정보를 보기 쉽게 정리하는 도구로 활용하고, 실제 업무에서 중요한 판단과 확인은 사람이 하는 것이 좋습니다.
자주 묻는 질문
Q1. 메모에 빠진 내용이 있어도 정리해 줄 수 있나요?
가능합니다.
회의 메모에 일부 내용이 빠져 있거나 문장이 완성되지 않은 상태에서도 입력된 내용을 기준으로 정리할 수 있습니다.
예를 들어 담당자는 적혀 있지만 기한이 없는 경우, 확인된 내용과 아직 정해지지 않은 내용을 구분해서 정리해 달라고 요청할 수 있습니다.
다만 메모에 없는 내용을 AI가 임의로 추측해 채우는 것은 주의해야 합니다. 정확한 정보가 필요한 업무라면 확인되지 않은 내용은 [확인 필요]로 표시해 달라고 요청하는 방법이 좋습니다.
Q2. AI가 정리한 내용에서 중요한 부분만 다시 확인할 수도 있나요?
가능합니다.
회의 메모를 한 번에 전체적으로 다시 확인하는 대신, 특정 내용만 따로 확인하거나 원문과 비교하도록 요청할 수 있습니다.
예를 들어 “위 정리에서 날짜와 담당자 정보만 원본 메모와 다시 대조해 주세요.” 또는 “결정사항 가운데 원문에서 명확하게 확인되지 않는 내용을 따로 표시해 주세요.” 처럼 요청할 수 있습니다.
특히 회의 메모에는 비슷한 표현이나 불완전한 문장이 포함될 수 있기 때문에, 업무에 직접 영향을 주는 일정·담당자·금액·결정사항 등을 별도로 확인하는 방식이 유용합니다.
Q3. AI가 정리한 내용을 업무 공유용 문서로 바꿀 수도 있나요?
가능합니다.
정리된 결과를 바탕으로 팀 공유용 업무 목록이나 회의 후속 조치 문서 등 원하는 형태로 다시 작성하도록 요청할 수 있습니다.
예를 들어 “위 내용을 팀원들에게 공유할 수 있는 업무 정리 문서로 작성해 주세요.”처럼 요청할 수 있습니다.
Q4. 손으로 작성한 회의 메모를 사진으로 찍어 올려도 되나요?
가능합니다.
휴대폰으로 촬영한 회의 메모나 캡처한 JPG 이미지처럼 이미지 형태의 자료도 ChatGPT에 입력해 내용을 정리하도록 요청할 수 있습니다.
예를 들어 손으로 작성한 메모를 사진으로 찍어 올린 뒤, “이 회의 메모에서 결정사항, 담당자별 할 일, 일정, 미결사항을 구분해 주세요.”라고 요청할 수 있습니다.
다만 사진이 흐리거나 글자가 작고, 손글씨가 알아보기 어려운 경우에는 일부 내용을 정확하게 인식하지 못할 수 있습니다. 따라서 가능하면 글자가 선명하게 보이도록 촬영하고, AI가 읽은 내용이 원본 메모와 일치하는지 확인하는 것이 좋습니다.
마무리
업무 메모는 필요한 내용을 빠르게 기록하는 데는 유용하지만, 나중에 다시 활용하려면 내용을 다시 정리해야 하는 경우가 많습니다.
AI를 활용하면 이렇게 뒤섞인 메모를 결정사항, 할 일, 담당자, 일정, 미결사항처럼 업무에 필요한 형태로 구조화하는 데 도움을 받을 수 있습니다.
특히 처음부터 완벽하게 정리된 메모를 만들려고 하기보다 일단 필요한 내용을 빠르게 기록한 뒤 AI를 이용해 정리하는 방식으로 활용할 수 있습니다.
다만 AI가 내용을 깔끔하게 정리했다고 해서 사실관계까지 자동으로 확인되는 것은 아닙니다.
중요한 업무라면 원본 메모와 결과를 비교하고, 결정사항이나 담당자, 일정처럼 실제 업무에 영향을 주는 내용은 직접 확인하는 것이 좋습니다.
회의나 업무 중 메모는 빠르게 작성하고, 정리는 AI에게 맡겨보는 방식도 효율적인 업무 관리에 도움이 될 수 있습니다.