회의가 끝난 뒤 회의 결과를 정리해서 문서로 만들어야 할 때가 있습니다.
회의 내용을 다시 읽고,
- 주요 결정사항을 정리하고
- 일정을 구분하고
- 담당 업무를 나누고
- 아직 결정되지 않은 내용을 따로 표시한 뒤
- 보기 좋은 문서로 만드는 일
생각보다 손이 많이 갑니다.
그런데 최근에는 AI에게 회의 내용을 주고 업무에 사용할 수 있는 문서 파일 자체를 만들어 달라고 요청할 수도 있습니다.
실제로 Google은 Gemini에서 대화 내용을 바탕으로 DOCX, PDF, XLSX 등의 형식으로 파일을 만들 수 있다고 안내하고 있습니다. 동시에 Gemini의 답변에는 오류가 있을 수 있으므로 결과를 다시 확인해야 한다고 안내합니다.
그렇다면 제미나이가 만들어준 파일은 어느 정도까지 바로 사용할 수 있을까요?
궁금해서 간단한 회의 내용을 넣고 실제로 DOCX 파일을 만들어보았습니다.
그런데 문서를 원래 입력한 내용과 하나씩 비교해보니, 그냥 사용하기에는 확인해야 할 부분이 있었습니다.
회의 내용을 넣고 파일을 만들어보았다
먼저 가상의 회의 결과를 준비했습니다.
내용은 복잡하지 않았습니다.
9월 신규 서비스 출시를 준비하면서 다음 달부터 사전 홍보를 시작하고, 마케팅팀과 개발팀이 각각 준비해야 할 일을 정했습니다.
또 9월 15일에 베타 테스트를 진행하고, 베타 테스트를 위해 고객 50명을 모집하기로 했습니다.
반면 정식 출시일과 광고 예산은 아직 결정하지 않은 상태였습니다.
이 내용을 제미나이에게 다음과 같이 요청했습니다.
위 내용을 실제 업무에서 사용할 수 있는 깔끔한 회의 결과 보고서로 정리하고 DOCX 파일로 만들어 주세요.
제목, 주요 결정사항, 일정, 담당 업무, 미결정 사항이 한눈에 보이도록 구성해 주세요.
목적은 간단했습니다.
회의 내용을 보기 좋게 정리하는 것뿐 아니라 실제로 사용할 수 있는 파일까지 만들어지는지 확인하는 것이었습니다.
결과물은 생각보다 깔끔했다
제미나이가 만들어준 DOCX 파일을 열어보니 문서의 기본적인 구성은 잘 되어 있었습니다.
제목이 있고 주요 결정사항이 정리되어 있었으며, 일정과 담당 업무, 미결정 사항도 구분되어 있었습니다.
처음 파일을 열었을 때는
‘이 정도면 그대로 사용해도 되겠는데?’
라는 생각이 들 정도였습니다.
특히 직접 문서를 새로 만드는 과정이 줄어든다는 점은 편했습니다.
회의 내용을 정리해서 문서 구조를 잡는 작업을 제미나이가 대신해주니, 사람이 처음부터 빈 문서를 열고 작성하는 것보다 훨씬 수월했습니다.
그런데 여기서 끝내지 않고 원래 입력했던 내용과 만들어진 문서를 비교해보았습니다.
원문과 비교해보니 다른 점이 발견되었다
문서를 자세히 살펴보면서 조금 이상한 부분이 눈에 들어왔습니다.
제가 처음 제공한 회의 내용에는 회의 날짜나 장소가 들어 있지 않았습니다.
그런데 만들어진 문서에는
“일시 / 장소: 2026년 8월 / 본사 회의실”
이라는 내용이 들어가 있었습니다.
또 원문에는 마케팅팀과 개발팀의 업무가 언급되어 있었지만, 결과물에는 원문에 없던 운영팀이 참석 부서로 추가되어 있었습니다.
작성일 역시 원래 입력한 내용에는 없었는데 문서에는 별도로 표시되어 있었습니다.
문서의 다른 부분에서도 비슷한 차이가 있었습니다.
예를 들어 원문에서는 마케팅팀이 광고 예산을 정리한 뒤 다음 회의에서 결정한다고 했는데, 결과물에서는 이를 **“광고 예상 비용 산출 및 안건 정리 (다음 회의 제출)”**처럼 조금 다르게 표현하고 있었습니다.
문서만 보고 있다면 자연스럽게 지나칠 수 있는 내용이었습니다.
하지만 원문과 나란히 놓고 비교하니 이번에 만들어진 문서에는 원문에 없는 내용이 일부 추가되어 있다는 점을 확인할 수 있었습니다.
문서가 깔끔하다고 끝이 아니다
이번 테스트에서 가장 흥미로웠던 부분은 바로 이것이었습니다.
문서의 형식은 깔끔했습니다.
내용도 전체적으로 원래 회의 결과의 흐름을 잘 정리하고 있었습니다.
그렇지만 깔끔하게 만들어졌다는 것과 원문에 있는 내용만 정확하게 담겼다는 것은 다른 문제였습니다.
사람이 직접 문서를 작성할 때도 실수가 생길 수 있지만, 이번에 만든 문서처럼 내용과 형식이 자연스럽게 정리되어 있으면 원문과 다른 부분을 바로 알아차리기 어려울 수 있습니다.
예를 들어 문서에
‘본사 회의실’
이라고 적혀 있다면 자연스럽게 넘어갈 가능성이 높습니다.
하지만 실제 회의가 어디에서 열렸는지 입력한 적이 없다면 이 내용은 다시 확인해야 합니다.
결국 제미나이가 만들어준 문서를 확인할 때는
‘문서가 깔끔한가?‘
도 중요한 체크포인트이지만,
‘이 내용이 실제 원문에 있었는가?‘
도 꼭 함께 확인을 해야 합니다.
어떤 부분을 먼저 확인해야 할까?
모든 문장을 하나씩 비교하는 것이 가장 확실하겠지만, 실제 업무에서는 시간이 많이 걸릴 수 있습니다.
그래서 저는 이번 테스트를 통해 몇 가지 항목을 우선적으로 확인하면 좋겠다고 생각했습니다.
날짜와 숫자
날짜나 숫자는 가장 먼저 확인할 필요가 있습니다.
회의 날짜, 일정, 금액, 인원처럼 숫자가 들어가는 정보는 한 글자만 달라져도 실제 업무에 영향을 줄 수 있기 때문입니다.
이번 테스트에서도 원문에 없던 날짜 정보가 문서에 들어갔습니다.
담당자와 담당 부서
누가 어떤 일을 담당하는지도 확인해야 합니다.
원문에 없는 팀이나 담당자가 추가되거나, 담당 업무가 조금 다르게 정리될 수도 있기 때문입니다.
특히 여러 부서가 함께 움직이는 업무라면 이 부분을 그대로 사용하기 전에 확인하는 것이 좋습니다.
결정사항과 미결정사항
회의에서는 결정된 내용과 아직 결정하지 않은 내용을 구분하는 것이 중요합니다.
제미나이가 문서를 정리하면서 문장을 자연스럽게 바꾸다 보면 아직 결정되지 않은 내용이 결정된 것처럼 보이거나, 반대로 이미 결정한 내용이 단순한 계획처럼 표현되지 않았는지 확인해야 합니다.
원문에 없는 정보
가장 간단하면서도 중요한 확인 방법입니다.
문서를 읽으면서
‘이 내용은 원래 어디에 있었지?’
라고 생각해보는 것입니다.
원문에서 찾을 수 없다면 일단 사실인지 확인한 뒤 사용하는 것이 좋습니다.
제미나이가 만든 파일을 어떻게 활용하면 좋을까?
그렇다고 제미나이가 만들어주는 업무 문서가 쓸모없다는 뜻은 아닙니다.
오히려 반대입니다.
이번 테스트에서 가장 편했던 부분은 문서의 기본 구조를 만드는 일을 제미나이에게 맡길 수 있었다는 점입니다.
회의 내용을 제목과 항목별로 나누고, 일정과 담당 업무를 보기 좋게 정리하는 작업은 사람이 처음부터 작성하는 것보다 훨씬 빠르게 시작할 수 있었습니다.
그래서 제미나이가 만든 문서를 완성된 최종본이라고 생각하기보다,
‘업무 문서의 첫 번째 버전’
으로 활용하면 좋겠다는 생각이 들었습니다.
제미나이가 먼저 구조를 만들어주고, 사람은 원문과 비교하면서 중요한 부분을 확인하는 방식입니다.
이렇게 하면 문서를 처음부터 만드는 시간은 줄이면서도 최종적인 내용 확인은 직접 할 수 있습니다.
직접 확인하는 과정이 필요하다
이번 테스트를 하면서 생각보다 중요한 차이를 하나 발견했습니다.
처음에는 제미나이가 파일까지 만들어준다는 사실에 관심이 갔습니다.
하지만 실제로 문서를 열어보고 원문과 비교하면서 더 중요하다고 느낀 것은 파일 생성보다 검토 과정이었습니다.
제미나이에게
‘회의 내용을 파일로 만들어줘.’
라고 요청하는 것만으로 끝나는 것이 아니라,
원문 → 제미나이가 만든 문서 → 다시 비교
라는 과정이 필요했던 것입니다.
이렇게 활용하면 편하다
실제 업무에서 제미나이로 회의 결과 보고서나 업무 문서를 만들고 싶다면 다음과 같은 순서로 활용할 수 있습니다.
1. 원문을 준비합니다
회의 메모나 회의 결과처럼 정리되지 않은 내용을 그대로 준비합니다.
2. 제미나이에게 문서 구조를 요청합니다
제목, 결정사항, 일정, 담당 업무, 미결정 사항처럼 필요한 항목을 구체적으로 알려줍니다.
3. 파일을 생성합니다
필요하다면 DOCX처럼 실제 업무에서 사용할 형식으로 만들어 달라고 요청합니다.
4. 원문과 결과물을 비교합니다
특히 날짜, 숫자, 담당자, 일정, 결정사항을 먼저 확인합니다.
5. 확인한 뒤 사용합니다
내용에 문제가 없다면 필요한 부분만 수정해서 실제 업무에 활용합니다.
이렇게 하면 제미나이에게 문서 작성 작업을 상당 부분 맡기면서도 최종적인 내용 확인은 사람이 할 수 있습니다.
제미나이가 만든 파일은 어디까지 믿어야 할까?
이번 테스트 하나만으로 제미나이가 항상 원문에 없는 정보를 추가한다고 말할 수는 없습니다.
사용한 내용도 하나의 가상 회의 사례였고, 한 번의 결과만 확인했기 때문입니다.
다만 이번에 직접 만든 파일에서는 원문에 없던 정보가 일부 포함되어 있었습니다.
그래서 적어도 한 가지는 확인할 수 있었습니다.
제미나이가 만들어준 파일이 보기 좋고 자연스럽다는 이유만으로 바로 사용하는 것은 별개의 문제라는 것입니다.
특히 업무 관련 파일은 단순히 읽기 좋은 글을 만드는 것보다 내용의 정확성이 중요합니다.
회의 날짜 하나, 담당 부서 하나, 일정 하나가 실제 업무와 연결될 수 있기 때문입니다.
마무리
제미나이가 회의 내용을 정리하고 DOCX 파일까지 만들어주는 것은 분명 편리했습니다.
직접 테스트해보니 빈 문서에서 시작해서 제목을 만들고 내용을 배치하는 작업을 상당 부분 줄일 수 있었습니다.
하지만 결과물을 원문과 비교해보니 입력하지 않았던 정보가 일부 포함된 부분도 확인할 수 있었습니다.
그래서 제미나이에게 업무 문서를 맡길 때는
제미나이에게 작성시키고 → 파일로 만들고 → 원문과 비교하고 → 필요한 부분을 수정한 뒤 사용하는 것
이 현실적인 방법이라고 생각합니다.
제미나이에게 문서 작성의 많은 부분을 맡길 수는 있습니다.
다만 최종 문서가 실제 업무에 사용되는 순간부터는 사람이 한 번 더 확인하는 과정이 필요합니다.
이번 테스트를 통해 제가 가장 크게 느낀 것도 바로 그 부분이었습니다.
제미나이가 파일을 만들어주는 것과 그 파일을 그대로 사용해도 되는 것은 같은 이야기가 아니었습니다.