AI에게 글을 써달라고 하면 AI는 문장도 깔끔하고 내용도 빠르게 정리해줍니다.
보고서, 안내문, 공지, 제안서처럼 직접 처음부터 작성하려면 시간이 걸리는 글도 AI를 이용하면 훨씬 쉽게 시작할 수 있습니다.
그런데 막상 완성된 글을 다른 사람에게 보여주려고 하면 이런 생각이 들 때가 있습니다.
‘내용은 맞는데, 이걸 읽는 사람이 바로 이해할 수 있을까?‘
AI는 주어진 정보를 정리하는 데는 익숙하지만, 실제로 그 글을 읽는 사람이 무엇을 궁금해할지까지 내가 원하는 수준으로 반영하지 못할 수도 있습니다.
그래서 AI에게 글을 잘 쓰게 하는 것만큼 중요한 것이 하나 있습니다.
작성자의 기준이 아니라 읽는 사람의 입장에서 결과물을 다시 보는 것입니다.
잘 읽히는 것과 이해되는 것은 다르다
AI가 만든 글을 보면 문장이 자연스럽고 내용도 빠짐없이 들어가 있는 경우가 많습니다.
그래서 처음에는 잘 작성된 글처럼 보입니다.
하지만 글을 실제로 전달받는 사람의 입장에서는 다른 문제가 생길 수 있습니다.
예를 들어 업무 공지를 AI에게 작성해달라고 했다고 해보겠습니다.
AI는
- 변경된 내용
- 적용 날짜
- 주의사항
- 관련 업무
등을 빠짐없이 정리해줄 수 있습니다.
그런데 읽는 사람에게 가장 중요한 것은 이런 내용일 수도 있습니다.
‘그래서 나는 지금 무엇을 하면 되는 거지?‘
정보가 모두 들어가 있다고 해서 읽는 사람이 필요한 정보를 쉽게 찾을 수 있는 것은 아닙니다.
글의 완성도와 전달력은 같은 문제가 아닐 수 있습니다.
글을 만들기 전에 읽는 사람부터 정한다
AI에게 글을 요청할 때 흔히 글의 형식부터 정합니다.
“업무 공지문을 작성해줘.”
또는
“보고서를 깔끔하게 정리해줘.”
이렇게 요청하는 것입니다.
하지만 여기에 한 가지 조건을 더해볼 수 있습니다.
“이 글을 누가 읽는가?”
예를 들어 같은 내용이라도 팀원에게 전달하는 글과 팀장에게 보고하는 글은 달라질 수 있습니다.
팀원에게는
- 무엇이 바뀌었는지
- 언제부터 적용되는지
- 내가 해야 할 일이 무엇인지
가 중요할 수 있습니다.
반면 팀장에게는
- 현재 상황
- 결정이 필요한 내용
- 예상되는 영향
- 선택할 수 있는 대안
이 더 중요할 수 있습니다.
따라서 AI에게 글을 작성해달라고 할 때는 글의 종류뿐 아니라 읽는 사람의 상황까지 알려주는 것이 도움이 됩니다.
AI로 읽는 사람의 질문을 찾는다
글을 바로 작성하게 하는 대신 한 단계 먼저 질문할 수도 있습니다.
예를 들어 이렇게 요청하는 것입니다.
이 내용을 팀원들에게 전달하려고 해.
글을 작성하기 전에 팀원들이 이 내용을 읽으면서 가장 궁금해할 질문 5가지를 먼저 찾아줘.
이렇게 하면 AI가 단순히 주어진 내용을 정리하는 것에서 벗어나 읽는 사람이 어떤 부분에서 궁금해할지를 생각하는 과정을 만들 수 있습니다.
그다음에는
방금 찾은 질문에 답하는 데 필요한 내용이 원문에 모두 들어있는지 확인해줘.
부족한 내용이 있다면 임의로 만들지 말고, 추가로 확인해야 할 정보로 표시해줘.
라고 요청할 수도 있습니다.
이 과정은 글을 더 길게 만드는 것이 목적이 아닙니다.
오히려 읽는 사람에게 필요한 정보가 무엇인지 먼저 확인하는 과정입니다.
글을 만든 후에 읽는 사람 기준으로 확인한다
AI가 글을 완성했다면 바로 복사해서 사용하는 대신 한 번 더 확인해볼 수 있습니다. 「AI에게 시킨 일을 검토하는 데 시간이 걸린다면 | 결과물을 빠르게 확인하는 법」
이때는 ‘문장이 자연스러운가?’만 확인하는 것이 아니라 질문을 바꿔보는 것이 좋습니다.
예를 들어
이 글을 처음 보는 사람이 읽는다고 가정해줘.
읽으면서 가장 헷갈릴 수 있는 부분과 추가 설명이 필요한 부분을 찾아줘.
라고 요청할 수 있습니다.
또는
이 글을 읽은 사람이 마지막에
“그래서 나는 무엇을 하면 되나요?”
라고 질문한다면 어떤 부분이 부족한지 찾아줘.
라고 요청할 수도 있습니다.
이렇게 보면 문법이나 표현보다 정보의 순서와 전달 방식에서 생기는 문제를 찾는 데 도움이 됩니다.
설명보다 순서가 중요할 때도 있다
글이 잘 이해되지 않는다고 해서 내용을 계속 추가할 필요는 없습니다.
문제는 정보의 양이 아니라 정보가 나오는 순서일 수도 있기 때문입니다.
예를 들어 업무 변경사항을 설명하면서 배경부터 길게 설명하고 마지막에 실제로 해야 할 일을 적었다면, 읽는 사람은 중간에 “그래서 내가 뭘 해야 하지?”라는 생각을 할 수 있습니다.
이럴 때는 새로운 내용을 추가하기보다
해야 할 일 → 적용 시점 → 변경 이유 → 참고사항
처럼 순서를 바꾸는 것만으로도 읽기 쉬워질 수 있습니다.
AI에게도 이런 방식으로 요청할 수 있습니다.
내용을 추가하지 말고, 처음 읽는 사람이 이해하기 쉬운 순서로 재배치해줘.
특히 읽는 사람이 해야 할 행동이 있다면 앞부분에서 바로 확인할 수 있도록 구성해줘.
이렇게 요청하면 AI가 불필요하게 내용을 늘리는 것을 줄일 수 있습니다.
AI가 만든 글은 최종 확인이 필요하다
AI는 글을 빠르게 만들어주는 데는 유용하지만, 그 글을 실제로 전달받는 사람이 어떤 상황에 있는지는 내가 더 잘 알고 있을 수 있습니다.
특히 업무에서 사용하는 글이라면
- 누가 읽는지
- 무엇을 알고 있어야 하는지
- 무엇을 해야 하는지
- 언제까지 해야 하는지
- 추가로 확인해야 할 내용은 무엇인지
를 확인할 필요가 있습니다.
AI에게 “잘 써줘”라고 요청하는 것만으로는 이런 기준이 모두 전달되지 않을 수 있습니다.
[AI가 쓴 글이 내 말투와 다르다면 | 내 생각과 표현에 맞게 다듬는 방법]
그래서 글을 작성한 뒤에는 작성자의 입장이 아니라 읽는 사람의 입장에서 한 번 더 보는 과정이 중요합니다.
AI에게 이렇게 요청해볼 수 있다
AI가 만든 글을 전달하기 전에 다음과 같이 요청해볼 수 있습니다.
이 글을 처음 읽는 사람의 입장에서 검토해줘.
1. 읽는 사람이 가장 궁금해할 내용이 무엇인지
2. 이해하기 어려운 부분이 어디인지
3. 내가 무엇을 해야 하는지 명확하게 드러나는지
4. 정보의 순서가 이해하기 쉬운지
5. 원문에 없는 내용을 추가하지 않고 수정이 필요한 부분만 알려줘.
그리고 문제가 발견됐다면 바로 전체 글을 다시 쓰게 하기보다
내용을 추가하지 말고, 방금 확인한 문제만 수정해줘.
다른 내용은 그대로 유지해줘.
라고 요청할 수도 있습니다.
이렇게 하면 AI가 필요 이상으로 글 전체를 바꾸는 것을 줄이는 데 도움이 됩니다.
마무리
AI를 이용하면 글을 만드는 시간은 확실히 줄일 수 있습니다.
하지만 글을 빠르게 만드는 것과 상대방에게 제대로 전달하는 것은 별개의 문제입니다.
특히 업무에서 사용하는 글이라면 문장이 자연스러운지만 확인하기보다 읽는 사람이 이 글을 보고 무엇을 이해하고 무엇을 해야 하는지까지 살펴보는 것이 중요합니다.
그래서 AI에게 글을 맡길 때는
작성하기 → 읽는 사람의 질문 찾기 → 이해하기 어려운 부분 확인하기 → 정보 순서 점검하기 → 최종 확인하기
와 같은 과정을 활용해볼 수 있습니다.
AI에게 “잘 써줘”라고 요청하는 것에서 끝내지 않고,
“이 글을 읽는 사람은 무엇을 궁금해할까?”
라고 한 번 더 질문해보는 것입니다.
잘 쓴 글보다 중요한 것은 잘 전달되는 글입니다.
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