ChatGPT로 제안서 초안 만드는 법 | 빈 문서 앞에서 막막할 때 시작하는 방법

제안서를 작성해야 하는데 첫 문장이 떠오르지 않았던 경험이 있으신가요?

신규 사업 제안, 마케팅 제안, 업무 개선 제안 등 직장에서는 다양한 상황에서 제안서를 작성하게 됩니다.

문제는 제안서를 쓰기 시작하는 순간입니다.

무엇부터 작성해야 할지 모르겠고, 목차를 어떻게 구성해야 할지 막막할 때가 있습니다. 실제 문장을 작성하는 시간보다 무엇을 어떤 순서로 작성할지 고민하는 데 더 많은 시간을 쓰기도 합니다.

이럴 때 ChatGPT를 활용하면 제안서를 대신 완성하는 것이 아니라 전체 구조를 잡고 첫 번째 초안을 만드는 데 도움을 받을 수 있습니다.

이번 글에서는 사내 교육 프로그램 운영 제안서를 예시로 ChatGPT를 활용해 제안서 초안을 만드는 과정을 살펴보겠습니다.

제안서 작성이 어려운 이유

제안서는 단순히 아이디어를 나열하는 문서가 아닙니다.

왜 이 제안이 필요한지 설명하고, 현재 어떤 문제가 있는지 정리한 뒤 해결 방법을 제시해야 합니다. 또한 실행했을 때 어떤 효과가 있는지와 실제로 어떻게 진행할 것인지도 설명해야 합니다.

기본적으로 다음과 같은 흐름으로 구성할 수 있습니다.

• 추진 배경: 왜 이 제안이 필요한가?
• 현재 문제점: 현재 어떤 문제가 있는가?
• 제안 내용: 어떤 방법으로 해결할 것인가?
• 기대 효과: 실행하면 무엇이 달라지는가?
• 실행 계획: 실제로 어떻게 진행할 것인가?

이런 구조를 알고 있어도 빈 문서를 열면 첫 문장을 작성하기가 쉽지 않습니다.

이때 ChatGPT에게 제안서에 필요한 정보를 먼저 알려주면 제안서의 전체 구조와 첫 번째 초안을 빠르게 잡는 데 도움을 받을 수 있습니다.

활용 예시

사내 교육 프로그램 운영을 경영진에게 제안하는 상황을 가정해 보겠습니다.

회사에서는 직원들의 AI 활용 역량을 높이기 위해 사내 교육 프로그램을 운영하는 방안을 검토하고 있습니다.

교육의 필요성과 운영 계획을 경영진에게 제안해야 하지만, 어떤 내용을 어떤 순서로 설명해야 할지 막막할 수 있습니다.

먼저 알고 있는 정보를 다음과 같이 정리해 볼 수 있습니다.

• 제안 주제: 사내 AI 교육 프로그램 운영
• 제안 대상: 경영진
• 제안 목적: 직원들의 AI 활용 역량 향상
• 현재 문제: 직원마다 AI 활용 수준에 차이가 있음
• 제안 내용: 단계별 사내 AI 교육 프로그램 운영
• 기대 효과: 업무에서 AI 활용 확대
• 조건: 업무에 지장이 없도록 교육 일정 구성

이 정보를 ChatGPT에 제공하면 단순히 사내 교육의 장점을 나열하는 것이 아니라 현재 문제 → 제안 내용 → 기대 효과 → 실행 계획의 흐름으로 초안을 구성할 수 있습니다.

중요한 것은 모든 정보를 완벽하게 준비할 필요는 없다는 점입니다.

현재 알고 있는 내용만 먼저 입력하고 초안을 만든 뒤, 결과를 보면서 부족한 정보를 추가해도 됩니다.

다만 이미 확인된 예산이나 일정, 교육 대상 인원처럼 실제 자료가 있다면 가능한 한 정확하게 입력하는 것이 좋습니다.

추천 프롬프트

아래 프롬프트를 자신의 상황에 맞게 수정해서 사용할 수 있습니다.

이 프롬프트에서 중요한 부분은 단순히 “제안서를 작성해 주세요.”라고 요청하는 것이 아니라 제안의 대상과 목적, 문제, 조건을 함께 제공하는 것​입니다.

특히 제안 대상과 조건을 알려주면 ChatGPT가 제안서의 방향을 잡는 데 도움이 됩니다.

또한 마지막에 사실과 수치를 임의로 만들지 말라는 조건을 넣어두면 초안을 검토할 때 확인이 필요한 내용을 구분하는 데 도움을 받을 수 있습니다.

ChatGPT가 만든 초안은 어떻게 활용할까?

ChatGPT가 초안을 만들었다면 그대로 제출하기보다 먼저 전체적인 흐름을 확인하는 것이 좋습니다.

예를 들어 다음과 같은 구조가 만들어졌다고 생각해 보겠습니다.

추진 배경에서는 직원들의 AI 활용 수준에 차이가 있다는 문제를 설명하고,

현재 문제점에서는 이러한 차이가 실제 업무에서 어떤 어려움으로 이어지는지 정리합니다.

그다음 제안 내용에서 단계별 교육 프로그램을 제시하고,

기대 효과와 실행 계획을 이어서 구성할 수 있습니다.

이렇게 하면 처음부터 빈 문서에 문장을 하나씩 작성하는 대신 먼저 제안서 전체의 논리와 뼈대를 확인할 수 있습니다.

다만 초안의 내용이 자연스럽게 작성되었다고 해서 모두 사실인 것은 아닙니다.

예를 들어 ChatGPT가 다음과 같은 내용을 작성했다면 실제 자료를 확인해야 합니다.

• 직원의 AI 활용률
• 예상 생산성 향상률
• 교육 비용
• 예상 비용 절감액
• 교육 참여율
• 특정 기간 내 달성할 수 있다는 수치

실제 자료가 없는 숫자나 통계라면 그대로 사용하지 않는 것이 좋습니다.

따라서 ChatGPT는 제안서의 첫 번째 초안을 만드는 도구로 활용하고, 실제 사실과 근거를 확인하고 최종 내용을 결정하는 것은 사람이 담당하는 것이 좋습니다.

따라하기

1단계. 제안 주제와 대상을 정합니다.

먼저 무엇을 제안하고 누구에게 제안하는지 정합니다.

예를 들어 다음과 같이 작성할 수 있습니다.

• 사내 AI 교육 프로그램을 경영진에게 제안
• 업무 자동화 방안을 팀장에게 제안
• 신규 서비스를 고객사에 제안

제안 대상이 달라지면 강조해야 할 내용도 달라질 수 있으므로 가능하면 함께 알려주는 것이 좋습니다.

2단계. 제안 목적과 현재 문제를 정리합니다.

다음으로 왜 이 제안이 필요한지를 정리합니다.

예를 들어

직원마다 AI 활용 수준에 차이가 있어 업무에서 AI를 활용하는 데 편차가 있습니다.

처럼 현재 문제를 설명할 수 있습니다.

그리고

직원들이 기본적인 AI 활용 방법을 익히도록 사내 교육 프로그램을 운영하려고 합니다.

처럼 무엇을 해결하거나 달성하려는지도 알려줍니다.

3단계. 제안 내용과 기대 효과, 조건을 정리합니다.

어떤 방법을 제안할지 정리하고 실행할 때 고려해야 할 조건도 함께 입력합니다.

예를 들어

• 교육 기간은 4주
• 업무 시간에 지장이 없어야 함
• 별도의 대규모 예산은 사용하기 어려움

등을 입력할 수 있습니다.

이미 정해진 일정이나 예산이 있다면 실제 내용을 입력하는 것이 좋습니다.

4단계. ChatGPT에게 초안을 요청합니다.

앞에서 정리한 내용을 추천 프롬프트에 넣고 초안을 작성하도록 요청합니다.

이때 처음부터 완성된 문서를 만들려고 하기보다 전체 구조와 핵심 내용을 잡는 첫 번째 초안을 만든다고 생각하는 것이 좋습니다.

5단계. 초안을 검토하고 수정합니다.

초안이 만들어지면 실제 회사 상황과 맞는지 확인합니다.

특히 숫자, 일정, 비용, 예상 효과처럼 제안의 설득력에 영향을 주는 내용은 실제 자료와 비교해 확인해야 합니다.

문제와 해결 방법이 제대로 연결되어 있는지도 살펴보는 것이 좋습니다.

예를 들어 현재 문제가 직원들의 AI 활용 수준 차이라면, 제안한 교육 프로그램이 이 문제를 실제로 해결할 수 있는지 확인해야 합니다.

필요한 자료나 근거가 있다면 별도로 확인한 뒤 제안서에 반영합니다.

어떤 제안서에 활용할 수 있을까요?

같은 방법을 다양한 제안 문서의 초안 작성에 활용할 수 있습니다.

예를 들어

• 신규 사업 제안서
• 마케팅 기획안
• 업무 개선 제안서
• 사내 프로젝트 제안서
• 예산 활용 계획서

등에 적용할 수 있습니다.

다만 문서마다 필요한 구성과 평가 기준은 다를 수 있습니다.

따라서 위의 기본 구조를 모든 제안서에 그대로 적용하기보다 제안 목적과 대상에 맞게 항목을 추가하거나 수정하는 방식이 좋습니다.

예를 들어 신규 사업 제안이라면 시장과 경쟁 상황이 중요할 수 있고, 업무 개선 제안이라면 현재 업무의 문제와 개선 전후의 변화가 더 중요할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

Q1. 제안서 전체가 아니라 목차만 만들어 달라고 요청할 수도 있나요?

가능합니다.

처음부터 전체 초안을 작성하기보다 먼저 목차를 구성하도록 요청할 수도 있습니다.

예를 들어 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

이 내용을 바탕으로 경영진 대상 제안서 목차를 먼저 구성해 주세요. 각 항목에 어떤 내용을 넣어야 하는지도 간단히 설명해 주세요.

특히 제안의 내용이 아직 정리되지 않았다면 목차부터 확인한 뒤 각 항목을 채워 나가는 방식이 유용할 수 있습니다.

Q2. 처음부터 모든 정보를 준비하지 못했는데도 초안을 만들 수 있나요?

가능합니다.

현재 알고 있는 내용만 먼저 입력해 전체 구조와 초안을 만든 다음, 초안을 보면서 부족한 정보가 무엇인지 확인하고 추가할 수 있습니다.

예를 들어 제안의 목적과 현재 문제만 알고 있다면 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

현재 알고 있는 내용을 바탕으로 제안서의 기본 구조를 만들어 주세요. 추가로 필요한 정보도 항목별로 알려 주세요.

이렇게 하면 모든 정보를 준비한 뒤 작성을 시작하는 대신 초안을 만드는 과정에서 필요한 정보를 찾아가는 방식으로 활용할 수 있습니다.

Q3. 제안서에서 어떤 내용에 근거 자료가 필요한지 ChatGPT에게 확인할 수 있나요?

가능합니다.

제안서 초안을 만든 뒤 어떤 내용에 추가적인 근거가 필요한지 점검하는 데 활용할 수 있습니다.

예를 들어 시장 규모, 비용, 예상 효과, 통계처럼 제안의 설득력에 직접 영향을 주는 내용은 별도의 자료 확인이 필요할 수 있습니다.

ChatGPT에게 다음과 같이 요청할 수 있습니다.

이 제안서에서 근거가 필요한 내용을 구분하고, 확인해야 할 자료를 정리해 주세요.

그 결과를 참고한 뒤 실제 자료를 확인해 제안서에 반영하면 됩니다.

Q4. 제안서 초안을 한 번에 만드는 것과 단계별로 만드는 것 중 무엇이 좋을까요?

중요한 제안서라면 먼저 전체 구조를 만든 뒤 필요한 부분을 단계적으로 구체화하는 방식이 편리할 수 있습니다.

예를 들어 먼저 목차와 각 항목의 핵심 내용을 만든 다음 추진 배경, 제안 내용, 기대 효과, 실행 계획을 차례로 구체화할 수 있습니다.

반대로 내용이 단순하거나 이미 필요한 정보가 충분히 정리되어 있다면 전체 초안을 한 번에 만든 뒤 수정하는 방법도 사용할 수 있습니다.

제안서의 복잡도와 준비된 정보의 양에 따라 방식을 선택하면 됩니다.

마무리

제안서 작성에서 가장 어려운 순간은 빈 문서를 처음 마주했을 때일 수 있습니다.

이때 ChatGPT를 활용하면 처음부터 모든 문장을 직접 작성하기보다 제안서의 구조를 잡고 첫 번째 초안을 만드는 데 도움을 받을 수 있습니다.

효과적으로 활용하려면 단순히 “제안서를 작성해 주세요.”라고 요청하기보다 제안 주제, 대상, 목적, 현재 문제, 제안 내용, 기대 효과와 조건​을 함께 알려주는 것이 좋습니다.

그리고 AI가 만든 초안을 완성본으로 생각하기보다 실제 회사 상황과 근거를 확인하면서 수정해야 합니다.

ChatGPT의 역할을 제안서를 대신 완성하는 것으로 생각하기보다, 빈 문서 앞에서 시작하기 어려울 때 첫 번째 구조와 초안을 만드는 도구로 활용해 보세요.

제안서 작성의 첫 단계에서 막막함을 줄이고, 중요한 내용에 더 많은 시간을 사용할 수 있습니다.