설명은 잘했는데, 상대는 이해하지 못하는 순간이 있습니다.
보고서도 충분히 준비했고, 회의에서도 차근차근 설명했습니다.
그런데 왜 상대방의 반응은 예상과 다를까요?
“전체 흐름을 한눈에 볼 수 있나요?”
“관계를 그림으로 정리해 주시면 이해하기 쉬울 것 같습니다.”
이럴 때 다시 내용을 쓰는 것이 아니라, 같은 내용을 더 쉽게 전달할 방법이 필요합니다.
많은 직장인들이 PowerPoint에서 도형을 하나씩 그리며 시각화 자료를 만들지만, 생각보다 시간이 걸리고 보기 좋게 정리하기도 쉽지 않습니다.
이럴 때는 Napkin AI를 활용하면 글로 작성한 내용을 다양한 형태의 시각화 자료로 빠르게 바꿔볼 수 있습니다.
왜 글은 쉬운데 그림으로 옮기기는 어려울까?
글은 순서대로 읽으면 내용을 이해할 수 있습니다.
반면 시각화 자료는 한눈에 이해할 수 있어야 하기 때문에 어떤 요소를 연결하고, 무엇을 중심에 배치할지 먼저 결정해야 합니다.
예를 들어 업무 프로세스, 조직 구조, 고객 여정(Customer Journey), 의사결정 과정은 모두 같은 내용이라도 표현 방식이 달라집니다.
그래서 많은 사람들이 내용을 알고 있어도 막상 시각화를 하려고 하면 어디서부터 시작해야 할지 막막해합니다.
이럴 때는 직접 도형을 그리기보다 AI에게 먼저 구조를 제안받는 것이 훨씬 효율적입니다.
Napkin AI란 무엇일까?
Napkin AI는 글로 작성한 내용을 다양한 형태의 시각화 자료로 자동 변환해 주는 AI 도구입니다.
보고서나 기획서의 핵심 내용을 입력하면 순서도, 관계도, 구조도, 비교도 등 여러 형태로 시각화해 주기 때문에 직접 도형을 하나씩 그릴 필요가 없습니다.
특히 PowerPoint 발표 자료나 보고서에 넣을 시각화 자료를 빠르게 만들고 싶을 때 활용하기 좋습니다.
활용 예시
한 제조업체의 품질관리 담당자는 공정 개선안을 임원에게 보고해야 했습니다.
보고서 내용은 충분했지만 “공정이 어떻게 개선되는지 한눈에 이해하기 어렵다.”는 피드백을 받았습니다.
담당자는 개선안을 Napkin AI에 입력한 뒤 핵심 내용을 시각화해 달라고 요청했습니다.
그 결과 기존 공정, 문제 발생 지점, 개선 후 흐름을 하나의 구조도로 정리할 수 있었고, 같은 내용을 훨씬 직관적으로 설명할 수 있었습니다.
추천 프롬프트
다음 내용을 보고 한눈에 이해할 수 있도록 시각화 도식으로 정리해 주세요.
[내용 입력]
다음 사항을 반영해 주세요.
- 가장 적합한 형태를 선택해 주세요.
(프로세스, 순서도, 관계도, 구조도, 비교도 등) - 핵심 요소를 간결하게 정리해 주세요.
- 요소 간 연결 관계를 명확하게 표현해 주세요.
- 발표 자료나 보고서에 바로 사용할 수 있도록 보기 쉽게 구성해 주세요.
- 필요하다면 다른 형태도 함께 제안해 주세요.
이 프롬프트는 내용에 가장 적합한 시각화 형태를 AI가 먼저 선택하도록 요청하는 것이 핵심입니다.
순서도와 관계도 가운데 어떤 방식이 더 적합한지 고민하지 않아도, AI가 내용을 바탕으로 적절한 형태를 제안합니다.
또한 다른 시각화 형태도 함께 제안하도록 요청했기 때문에 같은 내용을 여러 방식으로 비교해 보고, 보고서나 발표 목적에 맞는 구성을 선택하기도 편리합니다.
따라하기
1단계
Napkin AI에 로그인한 뒤 New Napkin을 선택합니다.
2단계
보고서나 회의 자료에서 핵심 내용을 붙여 넣고 추천 프롬프트를 함께 입력합니다.
3단계
생성된 여러 시각화 자료 가운데 전달 목적에 맞는 형태를 선택합니다.
4단계
색상이나 배치를 간단히 수정한 뒤 PowerPoint나 보고서에 활용합니다.
자주 묻는 질문
Q1. 보고서를 완성한 뒤에도 활용할 수 있나요?
물론입니다.
이미 작성한 보고서에서도 핵심 내용만 추려 입력하면 발표 자료에 사용할 시각화 자료를 추가할 수 있습니다.
Q2. Napkin AI가 제안한 결과물을 수정할 수도 있나요?
가능합니다.
생성된 결과물을 그대로 사용할 수도 있지만, Napkin AI 내에서도 목적에 맞게 필요한 부분을 수정할 수도 있고, 다른 형태로 다시 생성해 비교해 볼 수도 있습니다.
내보내기(Export) 기능을 이용하면 PowerPoint에서도 편집하여 사용할 수 있습니다.
Q3. 어떤 종류의 업무에서 가장 활용하기 좋나요?
업무 절차, 프로젝트 진행 과정, 조직 구조, 고객 여정, 의사결정 과정처럼 순서나 관계를 설명해야 하는 자료에서 특히 활용하기 좋습니다.
Q4. ChatGPT로도 시각화를 할 수 있는데 Napkin AI를 사용할 이유가 있나요?
같은 내용을 입력하더라도 목적이 다릅니다.
ChatGPT는 내용을 설명하거나 구조를 정리하는 데 도움이 되고, Napkin AI는 그 내용을 시각적인 도식 형태로 표현하는 데 초점을 맞춘 도구입니다.
마무리
좋은 보고서는 내용만 정확하다고 끝나지 않습니다.
상대가 짧은 시간 안에 핵심을 이해할 수 있도록 전달하는 것도 중요한 요소입니다.
Napkin AI는 보고서를 작성하는 AI가 아니라, 이미 정리한 내용을 더 이해하기 쉽게 시각화하도록 도와주는 도구입니다.
보고서를 작성하거나 발표 자료를 준비할 일이 있다면 글만으로 설명하려 하지 말고, 같은 내용을 시각화 자료로도 만들어 보세요.
같은 내용이라도 전달 방식이 달라지면 상대의 이해도도 달라질 수 있습니다.