퇴근하려고 컴퓨터를 끄려는 순간, 또 해야 할 일이 생깁니다.
오늘 처리한 내용을 메일로 보내고, 엑셀 파일을 정리하고, 담당자에게 진행 상황을 공유해야 합니다.
이런 일은 매일 같은 방식으로 반복되지만, 대부분 직접 처리하고 있습니다.
많은 사람들이 ‘이쯤 되면 자동화해야 하는데…’라고 생각하지만 어디서부터 시작해야 할지 막막합니다.
사실 자동화에서 가장 먼저 해야 하는 일은 코딩이 아니라 자동화할 수 있는 업무를 찾는 것입니다.
왜 자동화는 시작하기 어려울까?
많은 사람들이 자동화를 ‘프로그램을 만드는 일’이라고 생각합니다.
하지만 실제로는 어떤 업무를 자동화할 수 있는지 구분하는 과정이 먼저입니다.
예를 들어 하루 동안 처리하는 업무를 하나씩 적어 보면 다음과 같은 일을 발견할 수 있습니다.
- 같은 내용을 여러 번 입력하는 일
- 같은 메일을 반복해서 보내는 일
- 파일 이름만 바꿔 저장하는 일
- 특정 자료를 정리해서 공유하는 일
이처럼 매일 같은 방식으로 처리하는 작업이 생각보다 많습니다.
이런 업무를 먼저 찾아야 도구를 활용한 자동화도 자연스럽게 이어질 수 있습니다.
즉, 자동화의 시작은 코딩이 아니라 ‘매일 똑같이 하는 일’을 발견하는 것입니다.
활용 예시
한 온라인 쇼핑몰 운영자는 퇴근 직전마다 같은 일을 반복했습니다.
주문 내역을 정리하고, 재고를 확인한 뒤 거래처에 메일을 보내고, 담당자에게 진행 상황을 공유하는 작업이었습니다.
처음에는 하나씩 처리하는 데 큰 어려움이 없었지만, 주문량이 늘어나면서 같은 작업에 쓰는 시간이 점점 길어졌습니다.
운영자는 현재 하고 있는 업무를 ChatGPT에 입력한 뒤 어떤 작업부터 자동화할 수 있는지 분석해 달라고 요청했습니다.
그 결과 사람이 직접 해야 하는 업무와 자동화를 검토해 볼 업무를 구분할 수 있었고, 어떤 작업부터 시작하면 효과가 큰지도 함께 확인할 수 있었습니다.
추천 프롬프트
당신은 업무 자동화 컨설턴트입니다.
아래 업무를 분석한 뒤 자동화할 수 있는 업무를 찾아주세요.
업무 목록: [내용 입력]
다음 항목으로 구분해 주세요.
- 반복되는 업무
- 자동화했을 때 기대 효과
- 자동화 난이도(쉬움 / 보통 / 어려움)
마지막에는
자동화를 먼저 검토해 볼 업 3가지를 우선순위대로 추천해 주세요.
각 항목마다 추천 이유도 함께 설명해 주세요.
이 프롬프트의 핵심은 “자동화해 주세요.”가 아니라 “자동화할 수 있는 일을 찾아주세요.”라고 요청하는 것입니다.
자동화를 처음 시작하는 사람일수록 어떤 업무부터 바꿔야 하는지 판단하기 어렵습니다.
반면 AI가 업무별 기대 효과와 자동화 난이도를 함께 분석해 주면, 효과가 크면서도 시작하기 쉬운 업무부터 차례대로 검토할 수 있습니다.
따라하기
1단계
오늘 하루 처리한 업무를 순서대로 적습니다.
2단계
추천 프롬프트와 함께 ChatGPT에 입력합니다.
3단계
AI가 제안한 자동화 후보를 확인합니다.
자주 묻는 질문
Q1. 자동화할 업무인지 아닌지는 어떻게 판단하면 될까요?
매일 같은 순서로 처리하는 업무인지 먼저 살펴보는 것이 좋습니다.
예를 들어 메일 내용을 복사해 붙여 넣거나, 같은 형식의 보고서를 작성하거나, 여러 자료를 하나로 정리하는 일처럼 처리 과정이 거의 바뀌지 않는 업무는 자동화 대상으로 검토하기 좋습니다.
Q2. 업무가 여러 단계로 이루어져 있어도 자동화할 수 있을까요?
이번 글에서 소개한 프롬프트는 자동화를 구현하는 것이 아니라 업무를 단계별로 분석하는 데 목적이 있습니다.
한 업무를 여러 단계로 나누어 보면 어떤 부분이 자동화 후보인지 먼저 확인할 수 있습니다.
Q3. 자동화할 업무를 찾을 때 주의할 점이 있나요?
실제 업무 순서를 적을 때 그대로 문서처럼 정리하는 것이 좋습니다.
업무 흐름이 정리되어 있어야 이후 자동화 도구를 선택하거나 구현하는 과정도 훨씬 쉬워집니다.
Q4. 매일 하는 일이 조금씩 달라도 분석할 수 있나요?
가능합니다.
AI에게 업무마다 달라지는 부분과 항상 같은 부분을 구분해 달라고 요청하면 자동화하기 적합한 영역을 먼저 확인할 수 있습니다.
Q5. 자동화하지 않는 것이 더 좋은 업무도 있나요?
있습니다.
고객과의 중요한 의사결정이나 최종 승인처럼 상황에 따라 판단이 달라지는 업무는 자동화 대상보다 사람이 직접 처리하는 편이 적합한 경우도 있습니다.
마무리
많은 사람들은 자동화 도구부터 찾습니다.
하지만 자동화에서 가장 먼저 해야 하는 일은 도구를 배우는 것이 아니라, 어떤 일을 자동화할 수 있는지 찾는 것입니다.
이번 프롬프트는 바로 그 첫 단계로서 어떤 업무부터 자동화하면 효과가 큰지 찾는 데 초점을 맞추고 있습니다.
자동화는 한 번에 모든 업무를 바꾸는 작업이 아닙니다.
매일 반복하는 작은 업무 하나씩만 줄여도 퇴근 시간과 업무 효율은 달라질 수 있습니다.
다음에 ‘이 일을 또 해야 하나?’라는 생각이 든다면, 먼저 ChatGPT에게 자동화할 수 있는 업무부터 찾아 달라고 요청해 보세요.
생각보다 많은 업무가 자동화를 검토할 수 있는 대상이라는 점을 발견하게 될 것입니다.