엑셀에서 가장 시간이 오래 걸리는 일 중 하나는 필요한 함수를 찾고 수정하는 과정입니다.
인터넷에서 예제를 찾아 붙여 넣어도 내 데이터 구조와 맞지 않아 다시 수정하는 경우가 많습니다.
특히 IF, SUMIFS, XLOOKUP처럼 자주 사용하는 함수도 조건이 조금만 복잡해지면 원하는 결과가 나오지 않는 일이 흔합니다.
그래서 많은 실무자가 엑셀 함수를 외우기보다 ChatGPT를 활용해 필요한 수식을 만드는 방법을 사용하기 시작했습니다.
이번 글에서는 ChatGPT를 활용해 원하는 엑셀 함수를 빠르게 만드는 방법과 실무에서 효율적으로 활용하는 방법을 알아보겠습니다.
왜 ChatGPT가 엑셀 함수를 이용한 업무처리에 도움이 될까?
엑셀 함수는 종류가 매우 많습니다.
엑셀 함수를 모두 외우기보다 필요한 상황을 정확하게 설명하는 편이 훨씬 효율적입니다.
예를 들어 다음과 같은 요청은 대부분 ChatGPT가 바로 이해할 수 있습니다.
- 조건에 따라 다른 값을 표시하고 싶다.
- 특정 기간의 합계를 구하고 싶다.
- 두 개의 시트에서 같은 값을 찾아오고 싶다.
- 날짜 형식을 원하는 형태로 바꾸고 싶다.
- 중복 데이터를 제외하고 목록을 만들고 싶다.
즉, 사용자는 무엇을 하고 싶은지 설명하고, ChatGPT는 그에 맞는 엑셀 함수를 제안하는 역할을 수행합니다.
이렇게 하면 엑셀 함수를 검색하는 시간을 줄이고, 데이터 구조에 맞는 수식을 더 빠르게 만들 수 있습니다.
활용 예시
한 영업팀에서는 거래 내역이 저장된 엑셀 파일에서 고객별 월별 매출 합계를 계산해야 했습니다.
담당자는 SUMIFS 함수를 사용해야 한다는 것은 알고 있었지만 조건이 여러 개라 수식을 완성하지 못했습니다.
그래서 ChatGPT에 열 이름과 원하는 결과를 설명했습니다.
예를 들어 다음과 같이 입력했습니다.
- A열 : 고객명
- B열 : 거래일
- C열 : 매출액
- 특정 고객의 7월 매출 합계를 구하고 싶습니다.
ChatGPT는 이에 맞는 SUMIFS 수식을 생성했고, 필요한 셀 주소까지 함께 설명했습니다.
담당자는 수식을 그대로 적용한 뒤 바로 원하는 결과를 얻을 수 있었고, 인터넷에서 예제를 찾으며 수정하던 시간을 크게 줄일 수 있었습니다.
추천 프롬프트
당신은 엑셀 함수 전문가입니다.
아래 정보를 바탕으로 가장 적합한 엑셀 함수를 이용하여 수식을 만들어 주세요.
목적
[무엇을 계산하거나 찾고 싶은지 입력]
데이터 구조
- A열 : [내용]
- B열 : [내용]
- C열 : [내용]
사용 중인 엑셀 버전
[Microsoft 365 / Excel 2021 / Excel 2019 등]
다음 형식으로 답변해 주세요.
1. 사용할 엑셀 함수
2. 완성된 수식
3. 각 엑셀 함수가 어떤 역할을 하는지 설명
4. 자주 발생하는 오류와 해결 방법
데이터 구조만을 기준으로 작성해 주세요.
입력되지 않은 열이나 조건은 추정하지 말아 주세요.
이 프롬프트는 ChatGPT가 임의로 수식을 만드는 것이 아니라, 사용자가 제공한 데이터 구조와 목적에 맞는 엑셀 함수를 이용하여 수식을 작성하도록 돕습니다.
따라하기
1단계
계산하려는 목적을 먼저 정리합니다.
예를 들어 합계 계산, 조건 검색, 날짜 변환, 문자열 추출처럼 원하는 결과를 명확하게 작성합니다.
2단계
열 이름과 데이터 구조를 함께 정리합니다.
예를 들어 A열은 고객명, B열은 주문일, C열은 금액처럼 실제 데이터를 설명합니다.
3단계
추천 프롬프트와 함께 ChatGPT에 입력합니다.
가능하면 사용하는 엑셀 버전도 함께 입력하는 것이 좋습니다.
4단계
엑셀 함수를 이용하여 생성된 수식을 엑셀에 적용한 뒤 결과를 확인합니다.
원하는 결과가 나오지 않는다면 실제 데이터 예시를 함께 입력하면 더욱 정확한 수식을 받을 수 있습니다.
자주 묻는 질문
Q1. 엑셀 함수 이름을 전혀 몰라도 사용할 수 있나요?
가능합니다.
SUMIFS나 XLOOKUP 같은 엑셀 함수 이름을 몰라도 원하는 결과를 자연어로 설명하면 ChatGPT가 적절한 함수를 제안할 수 있습니다.
Q2. 엑셀 버전을 입력하는 이유가 있나요?
엑셀 버전은 가능하면 입력하는 것이 좋습니다.
일부 함수는 Microsoft 365에서만 지원되므로 사용하는 버전을 알려주면 호환되는 함수를 제안받기 쉽기 때문입니다.
Q3. 오류가 발생하면 어떻게 해야 하나요?
오류 메시지와 현재 사용 중인 수식을 함께 입력하면 원인을 분석하고 수정된 수식을 제안받을 수 있습니다.
Q4. 복잡한 중첩 함수도 만들 수 있나요?
가능합니다.
IF, INDEX, MATCH, XLOOKUP, FILTER 등 여러 엑셀 함수를 조합한 수식도 데이터 구조를 충분히 설명하면 생성할 수 있습니다.
마무리
ChatGPT를 활용하면 함수를 외우지 않아도 필요한 수식을 빠르게 만들 수 있습니다.
많은 경우에는 필요한 엑셀 함수를 빠르게 생성하는 것만으로도 반복 작업 시간을 크게 줄일 수 있습니다.
중요한 것은 엑셀 함수를 외우는 것이 아니라 원하는 결과와 데이터 구조를 정확하게 설명하는 것입니다.
ChatGPT를 활용하면 복잡한 엑셀 함수도 상황에 맞게 빠르게 작성할 수 있으며, 검색과 수정에 소비하던 시간을 줄여 보다 효율적으로 엑셀 업무를 처리할 수 있습니다.