어떤 업무부터 자동화할까? | ChatGPT로 자동화 우선순위 결정하기

자동화할 업무 후보도 찾았고, 업무 간 의존관계도 정리했으며, 업무별 자동화 효과까지 비교했습니다.

이제 어떤 업무부터 자동화하면 될까요?

많은 사람이 자동화 효과가 가장 큰 업무부터 시작하면 된다고 생각합니다.

하지만 실제 업무에서는 그렇지 않은 경우도 적지 않습니다.

자동화 효과가 크더라도 선행 업무가 자동화되지 않았다면 바로 구현하기 어려울 수 있고, 반대로 효과는 조금 낮더라도 먼저 자동화해야 전체 업무 흐름이 안정적으로 개선되는 경우도 있습니다.

따라서 실제 자동화를 시작하기 전에는 지금까지 분석한 내용을 종합해 자동화 우선순위를 결정하는 과정이 필요합니다.

이번 글에서는 ChatGPT를 활용해 자동화 후보를 종합적으로 검토하고 실제 자동화 우선순위를 결정하는 방법을 알아보겠습니다.

왜 자동화 우선순위는 바로 결정하지 못할까요?

자동화 준비 과정에서는 서로 다른 정보를 단계별로 확인했습니다.

자동화할 수 있는 업무 후보 찾기
업무 간 의존관계 정리
업무별 자동화 효과 분석

하지만 이 세 가지 결과가 항상 같은 결론을 내리는 것은 아닙니다.

예를 들어 자동화 효과가 가장 큰 업무가 다른 업무의 완료를 전제로 수행된다면 해당 업무를 가장 먼저 자동화하기는 어렵습니다.

반대로 자동화 효과는 다소 낮더라도 여러 업무의 시작점이 되는 업무라면 먼저 자동화하는 것이 전체 프로세스 개선에 도움이 될 수 있습니다.

즉, 자동화 우선순위는 하나의 기준만으로 결정하는 것이 아니라 업무 의존관계와 자동화 효과를 함께 검토하여 결정해야 합니다.

활용 예시

한 온라인 쇼핑몰에서는 자동화 후보를 모두 정리한 뒤 업무 간 의존관계와 자동화 효과까지 분석했습니다.

분석 결과 송장 생성 업무의 자동화 효과가 가장 높게 나타났습니다.

하지만 송장 생성은 주문 확인 이후에만 수행할 수 있는 업무였습니다.

담당자는 ChatGPT에 의존관계와 자동화 효과를 함께 입력하여 자동화 우선순위를 검토했습니다.

그 결과 주문 확인을 먼저 자동화하고, 이후 송장 생성 자동화를 적용하는 순서가 전체 업무 흐름을 안정적으로 개선할 수 있다는 결론을 얻었습니다.

이처럼 자동화 업무를 결정하는 단계에서는 자동화 효과와 업무간 의존관계를 종합적으로 검토하여 실제 구현이 가능한 우선순위를 정하는 것이 더 중요합니다.

따라하기

1단계

자동화 후보 업무에 대한 각각의 업무 의존관계와 자동화 효과를 준비합니다.

2단계

추천 프롬프트와 함께 ChatGPT에 업무별 의존관계와 자동화 효과를 입력합니다.

3단계

제안된 자동화 우선순위를 검토하여 실제 자동화 구현을 수행할 업무를 결정합니다.

자동화 효과가 높더라도 선행 업무가 있다면 먼저 해당 업무부터 자동화하는 것이 전체 프로세스를 안정적으로 구축하는 데 도움이 됩니다.

자주 묻는 질문

Q1. 자동화 효과가 낮은 업무를 먼저 자동화하는 경우도 있나요?

가능합니다.

여러 업무의 시작점이 되는 업무라면 이후 자동화 범위를 넓히기 쉬워질 수 있습니다.

Q2. 의존관계와 자동화 효과가 서로 충돌하면 무엇을 우선해야 하나요?

일반적으로는 실제 구현 가능한 우선순위를 먼저 검토하는 것이 좋습니다.

자동화 효과가 높더라도 선행 업무가 준비되지 않으면 기대한 효과를 얻기 어렵기 때문입니다.

Q3. 자동화 우선순위는 한 번 결정하면 바꾸지 않아도 되나요?

아닙니다.

업무 방식이나 반복 빈도가 달라지면 자동화 효과도 함께 달라질 수 있으므로 프로젝트 진행 중에도 우선순위를 다시 검토하는 것이 좋습니다.

마무리

자동화 프로젝트의 성공은 어떤 업무를 자동화하느냐보다 어떤 우선순위로 자동화를 시작하느냐에 크게 영향을 받습니다.

자동화 후보를 찾고, 업무 의존관계를 정리하고, 자동화 효과를 분석했다면 마지막으로 그 결과를 종합해 실제 자동화 우선순위를 결정해야 합니다.

이 과정을 거치면 자동화를 보다 안정적으로 시작할 수 있으며, 이후 단계에서도 불필요한 수정과 시행착오를 줄일 수 있습니다.