자동화할 업무를 찾았다고 해서 바로 자동화를 시작할 수 있는 것은 아닙니다.
지난 글에서는 반복되는 업무를 분석해 자동화 후보를 정리하는 방법을 살펴봤습니다.
하지만 후보를 찾았다고 해서 바로 자동화를 진행하면 예상보다 큰 문제가 생길 수 있습니다.
많은 업무는 서로 연결되어 있기 때문입니다.
예를 들어 고객 문의 정리가 끝나야 주문 현황을 업데이트할 수 있고, 주문 현황이 정리되어야 보고서를 만들 수 있습니다.
이처럼 앞선 업무가 끝나야 다음 업무를 진행할 수 있는 관계를 ‘의존관계‘라고 합니다.
자동화를 시작하기 전에는 어떤 업무가 먼저 수행되어야 하는지, 그리고 어떤 업무가 다른 업무에 영향을 주는지를 먼저 확인해야 합니다.
이 과정을 거치면 자동화를 어디서부터 설계해야 하는지 판단하는데 도움이 될 수 있습니다.
왜 업무 순서와 의존관계를 먼저 정리해야 할까요?
실무에서는 여러 업무가 하나의 흐름으로 연결되어 있습니다.
예를 들어 다음과 같은 업무가 있다고 가정해 보겠습니다.
- 고객 주문 확인
- 주문 정보 정리
- 재고 수량 업데이트
- 배송 요청
- 고객 안내 메일 발송
겉으로 보기에는 모두 자동화할 수 있을 것처럼 보입니다.
하지만 주문 정보가 정리되지 않았는데 재고를 먼저 업데이트할 수는 없습니다.
또 배송 요청이 끝나기 전에는 고객에게 배송 안내 메일을 보낼 수도 없습니다.
즉, 업무마다 반드시 먼저 끝나야 하는 단계가 존재합니다.
이 관계를 정리하지 않은 상태에서 자동화를 시작하면 일부 작업이 중간에서 멈추거나 사람이 다시 개입해야 하는 상황이 발생할 수 있습니다.
따라서 자동화를 구현하기 전에 업무의 연결 관계를 먼저 정리하는 과정이 필요합니다.
활용 예시
한 제조업체에서는 반복 업무를 분석한 결과 다음과 같은 자동화 후보를 정리했습니다.
- 발주 요청서 작성
- 구매 승인
- 거래처 발주
- 입고 확인
- 재고 업데이트
처음에는 다섯 가지 업무를 각각 자동화하면 된다고 생각했습니다.
하지만 ChatGPT에게 업무들의 연결 관계를 분석해 달라고 요청한 결과, 구매 승인이 완료되어야 거래처에 발주할 수 있고, 입고 확인이 끝나야 재고를 업데이트할 수 있다는 점을 한눈에 확인할 수 있었습니다.
이후 담당자는 자동화를 구현하기보다 먼저 업무 간의 연결관계를 정리했고, 어떤 업무가 다른 업무의 시작점이 되는지 명확하게 파악할 수 있었습니다.
덕분에 업무 간 의존관계를 명확하게 파악할 수 있었고, 이후 자동화를 설계할 때 기준으로 활용할 수 있었습니다.
추천 프롬프트
당신은 업무 프로세스 분석 전문가입니다.
아래 자동화 후보 업무들의 의존관계를 분석해 주세요.
업무 목록:
[내용 입력]
다음 형식으로 답변해 주세요.
- 업무별 선행 업무
- 다음 단계로 연결되는 업무
- 전체 업무의 의존관계 정리
- 누락되었거나 확인이 필요한 단계가 있다면 함께 알려 주세요.
자동화를 시작하는 방법이나 우선순위는 제안하지 말고, 업무의 연결 관계만 분석해 주세요.
이 프롬프트의 핵심은 자동화를 구현하는 방법을 묻는 것이 아니라 업무들이 어떻게 연결되어 있는지 먼저 파악하는 데 있습니다.
업무를 하나씩 보는 것과 여러 업무의 관계를 함께 보는 것은 전혀 다릅니다.
ChatGPT가 업무 간 연결 관계를 정리해 주면 빠진 단계나 잘못 연결된 업무를 쉽게 발견할 수 있고, 이후 자동화를 설계할 때도 전체 흐름을 기준으로 검토할 수 있습니다.
따라하기
1단계
이전 단계에서 정리한 자동화 후보 업무들을 준비합니다.
2단계
후보 업무 목록을 추천 프롬프트와 함께 ChatGPT에 입력합니다.
3단계
ChatGPT가 정리한 업무 의존관계를 확인합니다.
4단계
어떤 업무가 다른 업무의 시작점이 되는지, 반드시 먼저 완료되어야 하는 업무가 무엇인지 표시해 둡니다.
자주 묻는 질문
Q1. 업무 순서가 담당자마다 조금씩 다른데도 분석할 수 있나요?
가능합니다.
현재 실제로 가장 많이 사용하는 업무 흐름을 기준으로 입력하면 ChatGPT가 여러 갈래로 나뉘는 과정이나 확인이 필요한 부분도 함께 표시해 줄 수 있습니다.
Q2. 업무 중간에 승인이나 검토 과정이 있어도 포함해야 하나요?
포함하는 것이 좋습니다.
승인이나 검토는 자동화 여부와 관계없이 다음 단계가 시작되는 기준이 되는 경우가 많기 때문에 의존관계를 분석할 때 중요한 정보가 됩니다.
Q3. 여러 부서가 함께 처리하는 업무도 정리할 수 있나요?
가능합니다.
업무와 함께 담당 부서를 적어 주면 어느 부서의 작업이 끝나야 다음 부서의 업무가 시작되는지도 함께 정리할 수 있습니다.
Q4. 업무 흐름이 자주 바뀌는 경우에도 의미가 있나요?
의미가 있습니다.
업무가 자주 바뀌더라도 현재 운영 중인 상황을 기준으로 정리해 두면 변경되는 부분이 어디인지 파악하기 쉬워지고, 이후 업무를 개선할 때도 비교 기준으로 활용할 수 있습니다.
마무리
자동화는 단순히 반복 업무를 줄이는 작업이 아닙니다.
자동화를 설계하기 전에 서로 연결된 업무를 이해하고, 어떤 업무가 다른 업무의 시작점이 되는지 파악하는 것부터 시작됩니다.
자동화 후보를 찾았다면 바로 구현하려 하기보다 먼저 업무 의존관계를 정리해 보세요.
업무 간 연결 관계가 명확해질수록 이후 자동화를 설계하는 과정도 훨씬 수월해질 수 있습니다.