회의에서 할 말이 떠오르지 않는다면 | ChatGPT로 회의 준비하는 방법

회의 자료는 미리 읽었는데 막상 회의가 시작되면 무슨 말을 해야 할지 떠오르지 않는 경우가 있습니다.

다른 사람이 질문한 뒤에야 ‘나도 그걸 물어봤어야 했는데’라는 생각이 들기도 합니다.

특히 업무 회의에서는 단순히 의견을 많이 말하는 것보다 회의에서 무엇을 확인해야 하는지 미리 준비하는 것이 중요합니다.

회의 안건을 미리 살펴보고 질문이나 확인할 사항을 정리해 두면 회의 중에 놓치는 내용을 줄일 수 있습니다.

이때 ChatGPT를 활용하면 회의 자료를 바탕으로 미리 생각해 볼 질문과 확인 사항을 정리하는 데 도움을 받을 수 있습니다.

회의 전에 무엇을 준비해야 할까?

회의 준비라고 하면 자료를 미리 읽어보는 것부터 생각하기 쉽습니다.

하지만 자료를 읽는 것만으로는 실제 회의에서 어떤 질문을 해야 할지 바로 떠오르지 않을 수 있습니다.

예를 들어 협력업체와 납기 일정을 논의하는 회의라면 단순히 현재 일정을 확인하는 것에서 끝나는 것이 아니라 다음과 같은 내용을 미리 생각해 볼 필요가 있습니다.

현재 일정에서 문제가 될 수 있는 부분은 무엇인지
일정이 변경되면 다른 업무에 어떤 영향이 있는지
상대방에게 추가로 확인해야 할 내용은 무엇인지
회의에서 반드시 결정해야 하는 사항은 무엇인지

이처럼 회의 자료를 읽는 것과 회의에서 확인할 내용을 준비하는 것은 다른 작업입니다.

ChatGPT를 활용하면 회의 안건을 다른 관점에서 검토하면서 미처 생각하지 못했던 질문을 찾아보는 데 도움을 받을 수 있습니다.

ChatGPT로 회의 질문을 미리 준비하는 방법

회의 안건을 ChatGPT에 입력한 뒤 단순히 요약해 달라고 요청하는 대신, 내 역할을 기준으로 회의에서 확인해야 할 내용을 찾아달라고 요청하는 방법이 효과적입니다.

예를 들어 다음과 같은 상황을 생각해 볼 수 있습니다.

신제품 출시 일정을 논의하는 회의가 예정되어 있고, 회의 자료에는 출시 예정일과 주요 업무 일정이 정리되어 있다고 가정해 보겠습니다.

이때 자료를 단순히 요약하는 것보다 일정에서 확인해야 할 부분이나 예상되는 질문을 찾아보도록 요청하면 회의 전에 점검할 내용을 별도로 준비할 수 있습니다.

활용 예시

한 제조업체의 생산관리 담당자가 협력업체와 납기 일정 조정 회의를 앞두고 있다고 가정해 보겠습니다.

회의 자료에는 현재 납기 일정과 변경이 필요한 일정만 정리되어 있습니다.

이 자료와 자신의 역할, 회의 목적을 ChatGPT에 입력하고 위 프롬프트를 적용하면 다음과 같은 항목을 준비할 수 있습니다.

일정 변경이 필요한 구체적인 이유
변경된 일정이 생산 계획에 미치는 영향
기존 일정으로 진행할 수 없는 부분
대체 가능한 일정이 있는지 확인할 필요
일정 변경에 따라 추가로 조정해야 하는 업무

이렇게 미리 확인할 내용을 정리해 두면 회의가 시작된 뒤 처음부터 생각하기보다 준비한 질문을 중심으로 필요한 내용을 확인할 수 있습니다.

다만 ChatGPT가 제시한 질문이 모두 실제 회의에서 필요한 것은 아닙니다.

회의 목적과 자신의 업무를 기준으로 실제로 확인해야 할 질문을 골라내는 과정이 필요합니다.

따라하기

1단계. 회의 자료를 준비합니다.

회의 안건, 사전 배포 자료, 관련 문서 등 회의에서 다룰 내용을 준비합니다.

자료가 있다면 가능한 한 핵심 내용만 따로 정리하기보다 원래 자료의 맥락을 확인할 수 있도록 준비하는 것이 좋습니다.

2단계. 회의에서 자신의 역할과 회의 목적을 확인합니다.

같은 회의라도 참석자의 역할에 따라 확인해야 할 내용이 달라집니다.

예를 들어 기획 담당자라면 일정과 목표를, 운영 담당자라면 실제 실행 과정에서 발생할 문제를 중심으로 살펴볼 수 있습니다.

따라서 프롬프트를 사용할 때 자신의 역할도 함께 입력하면 보다 상황에 맞는 질문을 준비하는 데 도움이 됩니다.

3단계. 추천 프롬프트에 내용을 입력합니다.

추천 프롬프트에 회의 안건과 자료를 입력한 뒤, 자신의 역할과 회의 목적도 추가합니다.

나의 역할: 생산관리 담당자
회의 목적: 납기 일정 조정

이렇게 정보를 추가하면 일반적인 회의 질문이 아니라 자신의 업무와 관련된 관점에서 확인할 내용을 정리하는 데 도움이 됩니다.

4단계. 실제로 물어볼 질문을 골라냅니다.

ChatGPT가 제시한 질문을 모두 회의에서 사용할 필요는 없습니다.

회의 목적과 자신의 업무에 직접 관련된 질문을 골라 회의 전에 별도로 메모해 둡니다.

특히 질문이 너무 많다면 회의에서 반드시 확인해야 하는 질문과 시간이 남으면 확인할 질문을 나누어 준비하는 것도 좋습니다.

5단계. 회의 전에 부족한 정보를 확인합니다.

AI가 제시한 질문 중 자료만으로 답을 알 수 있는 내용은 미리 확인합니다.

반대로 회의 참석자에게 직접 확인해야 하는 내용은 질문으로 남겨둡니다.

이렇게 구분하면 회의에서 자료를 다시 확인하는 데 시간을 쓰기보다 실제로 논의해야 할 내용에 집중할 수 있습니다.

회의 준비에 ChatGPT를 활용할 때 주의할 점

ChatGPT가 제시한 질문이라고 해서 모두 중요한 질문은 아닙니다.

AI는 입력된 자료를 바탕으로 여러 가능성을 제시할 수 있지만, 실제 업무에서 어떤 내용을 우선적으로 확인해야 하는지는 회의 목적과 담당자의 판단에 따라 달라집니다.

따라서 생성된 질문을 그대로 회의 자료에 넣기보다는 실제로 필요한 질문인지 한 번 걸러내는 과정이 필요합니다.

또한 회의 자료에 포함되지 않은 정보를 AI가 추측해서 제시할 수도 있으므로, 사실관계가 중요한 내용은 원본 자료와 대조하는 것이 좋습니다.

자주 묻는 질문

Q1. 회의 자료가 너무 길면 전체를 입력해야 하나요?

반드시 그럴 필요는 없습니다. 회의와 직접 관련된 자료부터 활용하고, 필요한 경우 문서별로 나누어 검토할 수 있습니다. 중요한 것은 자료의 양보다 회의 목적과 자신의 역할이 무엇인지 함께 알려주는 것입니다.

Q2. 참석자마다 준비해야 할 질문이 다른데 어떻게 해야 하나요?

자신의 역할을 프롬프트에 함께 입력하는 방법이 좋습니다. 같은 회의라도 기획, 영업, 개발, 운영 등 담당 업무에 따라 확인해야 할 내용이 달라질 수 있기 때문입니다.

Q3. ChatGPT가 예상한 반대 의견이 실제로 나오지 않으면 의미가 없지 않나요?

예상과 실제 회의 내용이 다를 수 있습니다. 예상 반대 의견은 실제 발언을 예측하기 위한 것이라기보다 회의 전에 자신의 논리나 자료에서 부족한 부분을 점검하는 용도로 활용하는 것이 좋습니다.

Q4. 회의에서 질문을 많이 하는 것이 좋은 건가요?

질문의 개수보다 회의 목적에 맞는 질문을 준비하는 것이 중요합니다. 모든 질문을 실제 회의에서 사용할 필요는 없으며, 회의에서 반드시 확인해야 하는 내용부터 우선순위를 정해 두는 것이 좋습니다.

마무리

회의에서 할 말이 떠오르지 않는다고 해서 반드시 순발력이 부족한 것은 아닙니다.

회의 전에 무엇을 확인해야 하는지, 어떤 부분이 논의의 쟁점이 될 수 있는지 미리 준비하지 못했기 때문일 수도 있습니다.

ChatGPT를 활용하면 회의 자료를 바탕으로 질문과 확인 사항을 정리하고, 미처 생각하지 못했던 쟁점을 점검하는 데 도움을 받을 수 있습니다.

다만 AI가 만들어준 질문을 그대로 사용하는 것이 목적은 아닙니다.

회의 목적과 자신의 역할을 기준으로 필요한 질문을 골라내고, 실제 회의에서 확인하는 것이 핵심입니다.

다음 회의가 예정되어 있다면 자료를 읽는 것에서 끝내지 말고, ChatGPT를 활용해 ‘이번 회의에서 내가 무엇을 확인해야 하는가’부터 미리 정리해 보세요.